AFAS instellingen

De AFAS instellingen pagina is te vinden via Beheer > AFAS instellingen. Bovenaan de pagina zie je de gekoppelde AFAS omgeving met daarbij de status (actief) en het type omgeving (productie, test of acceptatie).

AFAS omgeving

Dagboek draait altijd op één gekoppelde AFAS omgeving. Dit kan een productie, acceptatie of testomgeving zijn. Bij livegang draai je op de productieomgeving en pas je dit normaal nooit meer aan.

De omgevingsdetails zijn te bekijken en te wijzigen door op de omgeving te klikken. De volgende gegevens zijn hier ingesteld:

• Naam - een omschrijving van de omgeving, bijvoorbeeld "Productie" of "Test"

• Type - het type omgeving: productie, acceptatie of test

• Deelnemersnummer - het AFAS omgevingsnummer van de organisatie

• Autorisatietoken - de XML-token waarmee Dagboek verbinding maakt met AFAS

De meest voorkomende reden om deze pagina te bezoeken na livegang is het vernieuwen van het autorisatietoken. Wanneer een nieuw token wordt aangemaakt in AFAS plak je de nieuwe XML-token in het veld Autorisatietoken en klik je op "Actief maken" om de wijziging op te slaan.

Op deze pagina is ook een overzicht te zien van alle gekoppelde GetConnectoren en UpdateConnectoren. Dit geeft inzicht in welke connectoren actief zijn voor de omgeving.

Leidinggevende autorisatie baseren op

Deze instelling bepaalt hoe Dagboek bepaalt wie leidinggevende is van welke medewerkers. Er zijn twee opties:

Afdeling - leidinggevenden worden bepaald op basis van de organisatorische eenheid op de functieregel. Dit is de standaard instelling en werkt voor de meeste organisaties.

Formatieverdelingen - leidinggevenden worden bepaald op basis van de organisatorische eenheid op de functieregel en eventuele formatieverdelingsregels. Gebruik deze optie als leidinggevenden in AFAS via formatieverdelingen aan medewerkers zijn gekoppeld.

Het wijzigen van deze instelling heeft directe invloed op wie welke boekingen kan beoordelen. Na het wijzigen is het aan te raden om de gegevens handmatig te verversen via de knop "Ververs alle gegevens AFAS".

Declaratie update datum instellingen

Deze instelling bepaalt in welke periode een reisdeclaratie of onkostendeclaratie wordt verwerkt in AFAS na goedkeuring.

Boekingsdatum als verwerkingsdatum - de datum waarop de reis of onkosten hebben plaatsgevonden wordt als verwerkingsdatum aangehouden. Een reis op 15 december 2025 wordt verwerkt in de periode van december 2025. Let op: boekingen in het verleden resulteren in TWK mutaties in AFAS.

Instuurdatum als verwerkingsdatum - de datum waarop de declaratie wordt ingediend wordt als verwerkingsdatum aangehouden. Een declaratie ingediend op 1 januari 2026 voor een reis op 15 december 2025 wordt verwerkt in de periode van januari 2026.

Welke optie je kiest hangt af van de voorkeur van de salarisadministratie en de afspraken binnen de organisatie over terugwerkende kracht.

Loonmutatie update datum instellingen

Werkt op dezelfde manier als de declaratie datum instelling, maar dan specifiek voor loonmutaties. Beide instellingen kunnen onafhankelijk van elkaar worden ingesteld.

Toegang op basis van autorisatiegroep

Wanneer deze instelling is ingeschakeld worden alleen gebruikers aangemaakt in Dagboek die voorkomen in de geconfigureerde gebruikersgroepen. Medewerkers die niet in deze groepen zitten krijgen geen toegang tot Dagboek, ook al staan ze in de GetConnector Users.

Deze instelling is alleen beschikbaar nadat de gegevens minimaal een keer zijn ververst, omdat Dagboek de gebruikersgroepen uit AFAS nodig heeft om deze te kunnen selecteren.

iFrame instellingen

Hier stel je de koppeling in tussen Dagboek en AFAS InSite. Dit omvat de publieke en geheime sleutel voor de iFrame integratie en de toegestane InSite URL's. Lees meer over de iFrame instellingen in het artikel iFrame instellen.

Standaardwaarden voor updates

Hier stel je de standaardwaarden in die worden meegegeven bij het insturen van mutaties naar AFAS. De volgende waarden zijn in te stellen:

Declaratie profielen - standaard profielen voor het insturen van medewerker declaraties. Apart in te stellen voor reizen, onkosten en loonmutaties. Het profiel bepaalt welke workflow in AFAS wordt aangeroepen na het insturen.

Nacalculatie - standaardwaarde of nacalculatieregels automatisch als geaccordeerd of gereedgemeld worden aangemaakt in AFAS.

Crediteuren koppeling - standaardwaarden voor het automatisch aanmaken van crediteuren voor externe medewerkers en vrijwilligers: betalingsvoorwaarde, valuta, verzamelrekening, inkooprelatieprofiel, type inkooprelatie, UBD en automatisch betalen.

GetConnectoren

In dit gedeelte worden de GetConnectoren gekoppeld aan de tabellen in Dagboek. Via de knop "Ververs meta gegevens AFAS" worden de connectoren automatisch herkend en gekoppeld.

Via de knop "Ververs alle gegevens AFAS" worden alle gegevens opnieuw opgehaald uit AFAS. Dit kan handmatig worden uitgevoerd wanneer gegevens niet actueel lijken.

Wil je niet wachten tot gegevens worden opgeschoond via het normale verwijderprincipe? Gebruik dan de knop "Verwijder niet gesynchroniseerde data" onderaan de pagina om dit direct te forceren.