RouteTracker functionaliteit (Automatische rittenregistratie)
Met de RouteTracker registreren medewerkers hun ritten automatisch via GPS. De ritten komen terug in Dagboek en worden berekend volgens de ingestelde reisregels. Dit artikel beschrijft wat de RouteTracker doet, welke licentie nodig is en hoe je de functionaliteit activeert.
Met de RouteTracker registreren medewerkers hun ritten automatisch via GPS. De geregistreerde ritten komen terug in het week- en maandoverzicht van Dagboek en worden berekend volgens de reisregels die je hebt ingericht. De app is beschikbaar in de App Store en de Google Play Store.
De RouteTracker is bedoeld voor zakelijke ritten met auto of fiets.
Routetracker activeren
Stap 1: Licentie aanvragen
Voor het gebruik van de RouteTracker is een aparte licentie nodig. Beschik je hier nog niet over, neem dan contact op met support of sales van CoreCubes. Zonder licentie is de functionaliteit niet beschikbaar in Dagboek.
Stap 2: Activeren per autorisatierol
Zodra de licentie actief is activeer je de functionaliteit via Beheer > Algemeen > Autorisatie, tabblad Extra. Zet hier de instelling "Automatische rittenregistratie (RouteTracker App)" aan.
Alle gebruikers die onder de betreffende rol vallen krijgen vanaf dat moment in hun profiel de mogelijkheid om de RouteTracker in te stellen. De activering gebeurt op rolniveau, niet per gebruiker. Wil je de app aan een specifieke groep medewerkers geven, dan bepaal je dat via de rol waar die medewerkers in zitten. Lees meer in het artikel Autorisatie.
Stap 3: Medewerkers koppelen hun toestel
Is de rol geactiveerd, dan kan de medewerker aan de slag. Hij downloadt de app en koppelt zijn toestel eenmalig via een QR-code uit zijn profiel in Dagboek. Zodra de koppeling gelukt is kan de app worden gebruikt.
De volledige koppelprocedure staat beschreven in het artikel RouteTracker gebruiken. Dit artikel kun je delen met medewerkers.
Hoe ritten in Dagboek terechtkomen
Na afloop van een rit vult de medewerker het ritformulier in en dient de rit in. De app stuurt de volledige route en de gemaakte keuzes in één keer naar Dagboek. Vanaf dat moment gelden de reguliere instellingen van jouw organisatie.
De verwerking kent twee uitkomsten:
Goedgekeurd - de rit gaat direct door naar het beoordelingsproces zoals ingesteld bij de betreffende reissoort. De medewerker hoeft niets meer te doen.
Validatiefout - de rit wordt afgekeurd. De medewerker vindt de rit terug in het weekoverzicht in Dagboek, kan de gegevens daar corrigeren en de rit opnieuw insturen.
Een validatiefout betekent meestal dat een combinatie van gegevens niet klopt volgens de ingerichte regels, bijvoorbeeld een reissoort die niet past bij het gekozen dienstverband of een rit die buiten een toegestane boekingsperiode valt. De app kent die regels niet, Dagboek controleert ze pas bij ontvangst.
Wat de medewerker in het ritformulier ziet
De keuzelijsten in het ritformulier komen rechtstreeks uit Dagboek. Wijzig je als beheerder een reissoort, vervoersmiddel of voorkeurswaarde, dan ziet de medewerker dat bij zijn volgende rit direct terug zonder app-update.
Welke velden zichtbaar en verplicht zijn wordt bepaald door de inrichting van de reissoort:
Veld | Wanneer zichtbaar |
|---|---|
Type reis | Altijd |
Vervoersmiddel | Als de gekozen reissoort dit vraagt |
Dienstverband | Als meerdere dienstverbanden zijn geactiveerd |
Formatieverdeling | Als de gekozen reissoort dit vraagt |
Is er maar één keuze mogelijk of is een voorkeurswaarde ingesteld, dan vult de app die vooraf in.
Aandachtspunten
Zonder licentie is de instelling in de autorisatierol niet beschikbaar.
De activering gebeurt per autorisatierol. Medewerkers in een rol zonder deze instelling zien de RouteTracker niet in hun profiel.
Ritten uit de RouteTracker doorlopen dezelfde beoordelingsflow als handmatig ingevoerde reizen. Er is geen aparte beoordelingsinstelling voor.
De app berekent zelf geen vergoeding. Dagboek bepaalt de te vergoeden afstand op basis van de ontvangen route en de ingerichte reisregels.