Hoe werkt een vervanger bij afwezigheid van een beoordelaar?

Is een leidinggevende afwezig door verlof of verzuim, dan kan in AFAS een vervanger worden ingesteld voor die periode. Dagboek haalt deze vervanger op en stuurt alle boekingen die door de betreffende leidinggevende beoordeeld moeten worden naar de vervanger. Zodra de periode van afwezigheid voorbij is komen de boekingen weer bij de oorspronkelijke leidinggevende terecht.

Deze automatische overname geldt uitsluitend voor beoordeling via de leidinggevende. Voor de andere beoordelaarstypen werkt het anders.

Hoe werkt dit per beoordelaarstype?

Leidinggevende

De vervanger wordt automatisch overgenomen uit AFAS. Je hoeft hiervoor niets in te stellen in Dagboek. Het vastleggen van de vervanger gebeurt volledig in AFAS.

HR

Er is geen automatische vervanging. De rol HR wordt handmatig toegekend door een beheerder via Beheer > Overzichten > Gebruikers. Boekingen die via HR worden beoordeeld komen bij alle gebruikers met die rol terecht. Valt een HR-medewerker weg, dan ken je de rol HR handmatig toe aan een andere gebruiker.

Omdat de rol HR doorgaans aan meerdere personen is toegekend blijft de beoordeling in de praktijk vaak doorlopen bij afwezigheid van één persoon.

Gebruikersgroep als beoordelaar

Er is geen automatische vervanging. Wil je een vervanger toevoegen, dan moet die persoon terechtkomen in de bron waarmee de gebruikersgroep wordt gevuld. Dat betekent concreet:

• Wordt de groep gevuld vanuit een gebruikersgroep in AFAS, voeg de persoon dan toe aan die gebruikersgroep in AFAS

• Wordt de groep gevuld vanuit een eigen GetConnector, zorg dan dat de persoon binnen de filtering van die GetConnector valt

De groep wordt elke nacht gesynchroniseerd. Via de knop "Ververs gebruikers" bij de gebruikersgroep kun je de synchronisatie direct starten. Lees meer in het artikel Autorisatie.

Medewerkers zonder leidinggevende

Heeft een medewerker structureel geen leidinggevende in AFAS, bijvoorbeeld een bestuurder of directeur, dan is een vervanger niet de juiste oplossing. Stel in dat geval een afwijkende beoordelaar in op afdelingsniveau via Beheer > Overzichten > Afdelingen. Lees meer in het artikel Afwijkende beoordelaar instellen.

Aandachtspunten

• De vervanger wordt vastgelegd in AFAS, niet in Dagboek. Werkt de vervanging niet zoals verwacht, controleer dan eerst of de vervanger in AFAS correct is vastgelegd voor de juiste periode. Het kan voorkomen dat er een dag vertraging in zit voordat de vervanger opgehaald is vanuit AFAS.

• De vervanging geldt voor de periode van afwezigheid. Buiten die periode komen boekingen weer bij de oorspronkelijke leidinggevende terecht.