Woon-werk logica en reisregels

Dit artikel beschrijft de werking van reisregels en woon-werk logica in Dagboek. Reisregels zijn te vinden via Beheer > Boekingen > Reizen > klik op een reissoort. Concrete voorbeelden en scenario's voor veelvoorkomende situaties worden later aan dit artikel toegevoegd.

Hoe reisregels werken

Reisregels bepalen welke vergoedingen worden berekend bij een reis. Het systeem doorloopt de reisregels op volgorde van prioriteit en past per regel de bijbehorende vergoeding toe op de kilometers van de reis. De prioriteit is bepalend: een reisregel met prioriteit 1 wordt altijd als eerste toegepast.

Een praktisch voorbeeld: stel prioriteit 1 in voor woon-werk en prioriteit 2 voor dienstreis. Het systeem berekent dan eerst de woon-werk kilometers en kent de resterende kilometers toe aan de dienstreis.

Je kunt zoveel reisregels aanmaken als nodig. Gebruik de pijltjes om de prioriteit aan te passen.

Type reisregel

Dienstreis Voor kilometers die niet als woon-werk worden aangemerkt. Het systeem past de reisregel toe op de kilometers die na verwerking van de woon-werk reisregels nog over zijn.

Woon-werk Voor kilometers die als woon-werk worden aangemerkt. Bij dit type gelden de volgende regels:

• Er wordt maximaal één woon-werk heen en één woon-werk terug per dag berekend

• Dagboek splitst de woon-werk kilometers automatisch in een heen en terugreis

• De woon-werk logica bepaalt hoe het systeem herkent wanneer er woon-werk is gereden

Woon-werk logica

Bij het type Woon-werk stel je in hoe het systeem bepaalt wanneer er woon-werk is gereden en hoe de afstand wordt berekend.

Manier van bepalen woon-werk

Automatische detectie - Dagboek kijkt of de medewerker een thuis- en standplaats heeft gekozen als bestemming. Op basis van deze keuze berekent het systeem de woon-werk kilometers voor heen en terug. Het thuisadres komt uit AFAS. De standplaats kan via een vrij veld op de functieregel in AFAS worden bepaald of via een zelf gedefinieerde lijst met standplaatsen per werkgever in Dagboek.

Thuis start einde - Zolang een medewerker het thuisadres als vertrekpunt en eindbestemming heeft gebruikt ziet het systeem dit als woon-werk, ongeacht de tussenliggende bestemmingen. Dit is de meest gebruikte optie voor organisaties waarbij medewerkers altijd vanuit huis vertrekken en naar huis terugkeren.

Start einde - De eerste en de laatste reis op een dag worden automatisch gezien als woon-werk, ongeacht de bestemmingen. Gebruik dit alleen als medewerkers altijd woon-werk rijden aan het begin en einde van de dag.

Bepaling afstand woon-werk

Berekenen - Dagboek markeert automatisch het deel van de route dat woon-werk is als woon-werk kilometers via de Google API.

Woon-werk enkele reis - De afstand uit AFAS wordt gebruikt voor de enkele reis. De afstand komt uit het looncomponent of de reisafstandentabel in AFAS.

Woon-werk retour - De afstand uit AFAS wordt gebruikt voor de enkele reis en vermenigvuldigd met 2 voor de volledige retourrit.

Woon-werk correctie

Woon-werk correctie op dienstreizen Naast het instellen van woon-werk via reisregels is het ook mogelijk om een woon-werk correctie toe te passen op een dienstreis. Dit is een afzonderlijke instelling op de reissoort, bedoeld voor organisaties waarbij medewerkers al een vaste woon-werk vergoeding ontvangen. Lees meer over de woon-werk correctie in het artikel Reissoorten instellen.

Vergoedingen per vervoersmiddel

Via de instelling Vervoersmiddelen op een reisregel beperk je de reisregel tot een specifiek vervoersmiddel. Hiermee maak je aparte reisregels voor bijvoorbeeld auto en fiets, elk met eigen vergoedingen en logica.

AFAS integratie per reisregel

Per reisregel stel je in hoe de vergoeding naar AFAS wordt gestuurd. Het is mogelijk om per reisregel een aparte kostensoort en instuurprofiel te configureren. Daarnaast kan een extra mutatie worden aangemaakt voor het insturen van aanvullende aantallen zoals reisbewegingen.

Zie het artikel Reissoorten instellen voor een volledig overzicht van de AFAS integratie-instellingen per reisregel.

Aandachtspunten

• De prioriteit van reisregels is bepalend voor de uitkomst. Controleer altijd of de volgorde overeenkomt met de gewenste vergoedingslogica.

• Woon-werk reisregels worden altijd als eerste verwerkt. Stel woon-werk daarom altijd in op de hoogste prioriteit.

• Bij het gebruik van vaste woon-werk afstanden uit AFAS is het belangrijk dat de juiste looncomponenten zijn geconfigureerd in de GetConnector HomeWorkDistance.

• Test nieuwe reisregels altijd eerst met een testboeking voordat je deze beschikbaar stelt voor medewerkers.