RouteTracker gebruiken als medewerker
Deze handleiding beschrijft hoe medewerkers de RouteTracker in gebruik nemen en ritten registreren. Van het koppelen van het toestel tot het indienen van een rit en het instellen van tijdsloten.
Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers die de RouteTracker gebruiken. Zie je de RouteTracker niet in je profiel, neem dan contact op met de beheerder binnen je organisatie.
De app in gebruik nemen
De eerste keer dat je de app opent doorloop je drie stappen. Daarna hoef je dit nooit meer te doen.
Stap 1: Telefoon koppelen
Open je profiel linksonder in Dagboek
Ga naar "Dagboek App"
Klik op "Apparaat toevoegen"
Druk in de app op Scan QR Code en scan de code van je scherm
Zodra het scannen lukt controleert de app de gegevens bij de server. Klopt alles, dan zie je "Apparaat gekoppeld".
Lukt het niet, dan krijg je een melding. Bij "Ongeldige QR-code" scan je een code die niet meer bruikbaar is, genereer dan een nieuwe in je profiel. Bij "Koppelen mislukt" is er geen verbinding met de server, controleer je internetverbinding en probeer opnieuw. Een mislukte poging laat je toestel nooit half gekoppeld achter.
Stap 2: Locatietoegang geven
De app vraagt om toegang tot je locatie. Kies hier "Altijd toestaan". Kies je alleen "Tijdens gebruik van de app", dan stopt je registratie zodra je je telefoon wegstopt of een andere app opent. Zodra de toegang goed staat verschijnt "Machtiging succesvol".
Stap 3: Meldingen toestaan
Sta meldingen toe. De app gebruikt deze voor de doorlopende melding tijdens een registratie, een herinnering als je rit lang openstaat en een bevestiging als een rit automatisch is gestopt of ingediend.
Functionaliteiten
Het hoofdscherm
In rust zie je een grote ruit met Start Tracken. Linksboven staat het kalender-icoon voor tijdsloten, rechtsboven het klok-icoon voor je geschiedenis. Onderaan staat Ontkoppel telefoon.
Tijdens een registratie zie je een lopende teller met de duur van je rit en de status. Daarnaast:
Knop | Wat het doet |
|---|---|
Pauze of afspelen (linksboven) | Pauzeren of hervatten |
Locatie (rechtsboven) | Je route live op de kaart bekijken |
Eindtijd instellen | De rit automatisch laten stoppen op een tijdstip |
Reis Indienen | De rit afronden en de gegevens invullen |
Een rit registreren
Druk op Start Tracken. De teller begint te lopen en er verschijnt een melding op je toestel.
Rijd je rit. Je mag de app gerust naar de achtergrond sturen.
Druk na afloop op Reis Indienen.
Vul het formulier in en bevestig.
Sluit de app niet volledig af tijdens een registratie. Gebeurt dat toch, dan blijft je route bewaard en vraagt de app bij het opnieuw openen of je wilt hervatten of afronden.
Pauzeren
Met de pauzeknop stop je het meten tijdelijk zonder de rit af te sluiten. Handig als je tussendoor iets privé doet dat niet in je registratie thuishoort. Tijdens een pauze worden geen meetpunten vastgelegd. Druk nogmaals op de knop om verder te gaan.
Je route op de kaart bekijken
Tik op de locatieknop om je route te zien. Je route is de blauwe lijn, je huidige positie de gekleurde markering. Linksonder zie je het aantal kilometers dat op dat moment is geregistreerd. De kaart ververst zichzelf terwijl je rijdt.
Via de knoppen op de kaart draai je de kaart terug naar het noorden, spring je terug naar je huidige positie of open je de systeeminstellingen van de app.
Een eindtijd instellen
Weet je van tevoren hoe laat je klaar bent, dan kun je de rit automatisch laten stoppen en indienen.
Druk tijdens een registratie op Eindtijd instellen
Kies het tijdstip. Ligt het tijdstip vandaag al in het verleden, dan gaat de app uit van morgen.
Vul alvast het ritformulier in en druk op Bevestigen
De knop toont daarna "Stop om HH:MM" en dat tijdstip komt ook in de melding op je toestel te staan. Op het gekozen moment stopt de app de registratie en dient de rit automatisch in.
Lukt het automatisch indienen niet, dan gaat je rit niet verloren. De app stopt de registratie, laat het je weten en zet het formulier klaar zodat je de rit alsnog handmatig kunt indienen.
Het ritformulier invullen
Bij het indienen vraagt de app om aanvullende gegevens. Welke velden je ziet wordt bepaald door de instellingen van je organisatie:
Veld | Toelichting |
|---|---|
Type Reis | Wat voor rit dit was. Altijd aanwezig. |
Vervoersmiddel | Waarmee je hebt gereisd. Alleen als het gekozen rittype dat vraagt. |
Dienstverband | Vanuit welk dienstverband je reisde. Alleen als jouw organisatie dit gebruikt. |
Formatieverdeling | Waarop de rit geboekt wordt. Alleen als het gekozen rittype dat vraagt. |
De app vult zoveel mogelijk vooraf in. Is er maar één keuze mogelijk of is een standaardkeuze ingesteld, dan staat die er al. De keuzes hangen samen: kies je een ander rittype, dan passen de onderliggende velden zich aan.
Op dit scherm kun je verder je route controleren, de rit definitief versturen, terugkeren naar het hoofdscherm om verder te rijden, of de rit annuleren. Annuleren vraagt om een bevestiging en is niet terug te draaien.
Na het indienen zie je een van deze meldingen:
Melding | Wat het betekent |
|---|---|
Reis succesvol ingediend | De rit is goedgekeurd en gaat direct door naar de beoordeling. Je hoeft niets meer te doen. |
Fout in Reis gegevens, controleer in weekoverzicht | De rit is afgekeurd op een validatiefout. Pas hem aan in je weekoverzicht in Dagboek en stuur hem opnieuw in. |
Foutscherm | De rit kon niet worden verstuurd, meestal door een slechte verbinding. Je rit blijft bewaard, probeer het later opnieuw via je geschiedenis. |
Automatisch starten met tijdsloten
Rijd je op vaste dagen en tijden, dan kun je de app die registraties zelf laten starten en stoppen.
Druk op het kalender-icoon op het hoofdscherm
Druk op Tijdslot toevoegen
Kies de dag, de starttijd en de eindtijd
Voeg desgewenst meer tijdsloten toe en druk op Opslaan
Elk tijdslot herhaalt zich wekelijks. Op de starttijd begint de app zelf een registratie, op de eindtijd stopt hij die weer en krijg je een melding om je gegevens in te vullen.
Bij het opslaan vraagt de app toestemming om de batterijoptimalisatie uit te zetten. Sta dit toe: zonder die uitzondering kan je telefoon geplande taken uitstellen om stroom te besparen, waardoor een registratie te laat of niet start.
Automatisch starten is een hulpmiddel, geen garantie. Telefoons van verschillende merken gaan hier verschillend mee om. Controleer daarom af en toe of je registratie daadwerkelijk is gestart.
Je geschiedenis
Via het klok-icoon zie je al je ritten, met per rit de datum en starttijd, de duur, het aantal kilometers en de status.
Status | Betekenis |
|---|---|
Actief | Deze rit loopt nu |
Openstaand | De rit is gestopt maar nog niet ingediend |
Ingediend | De rit is verwerkt in Dagboek |
Geannuleerd | De rit is door jou verwijderd |
Tik je op een openstaande rit, dan opent het formulier zodat je de rit alsnog kunt indienen. Dit is ook de plek waar je een mislukte verzending opnieuw probeert. Tik je op een afgeronde rit, dan zie je de route op de kaart.
Herinneringen bij lang lopende ritten
Loopt je rit lang door, dan stuurt de app met regelmaat een herinnering. Loopt je rit een etmaal door, dan zet de app hem automatisch op pauze. Je verliest daarbij niets: de rit blijft openstaan en je kunt hem hervatten of alsnog indienen.
Je telefoon ontkoppelen
Ga je op een ander toestel werken, ontkoppel dan je huidige telefoon.
Druk op Ontkoppel telefoon op het hoofdscherm
Typ ter bevestiging het woord
bevestigenDruk op Ontkoppel Telefoon
De koppeling wordt op de server en op je toestel verwijderd. Om de app weer te gebruiken moet je opnieuw een QR-code scannen.
Veelvoorkomende vragen
Mijn rit staat op 0,0 km terwijl ik wel gereden heb.Waarschijnlijk is de registratie niet echt gestart, of stond de locatietoegang niet op "Altijd toestaan". Controleer de instelling en of je de doorlopende melding op je toestel zag tijdens de rit.
Ik heb de app per ongeluk afgesloten tijdens een rit.Je route tot dat moment is bewaard. Open de app, hij vraagt of je wilt hervatten of afronden.
Mijn tijdslot is niet gestart.Zet de batterijoptimalisatie voor de app uit. Sommige telefoons stellen achtergrondtaken uit om stroom te besparen.
Ik kan de kaart van een oudere rit niet meer openen.Routes van oude, afgeronde ritten worden automatisch opgeruimd om ruimte te besparen. De kilometers en de duur blijven bewaard.