Privacy en gegevensverwerking RouteTracker

De RouteTracker verwerkt locatiegegevens van medewerkers. Dit artikel geeft een overzicht van de verwerking en is bedoeld om te delen met privacy officers, ondernemingsraden en IT-security bij een interne beoordeling.

Uitleg over privacy en gegevensverwerking

Wanneer wordt er gemeten?

De app meet uitsluitend tijdens een actieve registratie. Een registratie start alleen wanneer de medewerker zelf op Start Tracken drukt of wanneer een door de medewerker zelf ingesteld tijdslot begint. Buiten een actieve registratie wordt er geen locatie vastgelegd.

De medewerker houdt de controle: hij start, pauzeert en stopt zelf, en kan een rit annuleren zonder deze in te dienen. Tijdsloten worden door de medewerker zelf ingesteld, niet door de werkgever.

Tijdens een actieve registratie toont het toestel een doorlopende melding die niet weg te klikken is. Het is daarmee altijd zichtbaar wanneer de app meet.

Welke gegevens worden verwerkt?

Tijdens een registratie legt de app meetpunten vast. Elk meetpunt bestaat uit coördinaten, snelheid en tijdstip.

Bij het indienen van een rit worden de volgende gegevens naar de omgeving van de werkgever verstuurd:

• de begin- en eindtijd van de rit

• alle meetpunten van de route

• de keuzes die de medewerker in het ritformulier heeft gemaakt, zoals type reis, vervoersmiddel en dienstverband

Meetpunten die als wandeltempo zijn aangemerkt worden niet meegestuurd.

Bij het koppelen van een toestel worden daarnaast het type toestel en het besturingssysteem meegestuurd, zodat het toestel herkenbaar is in Dagboek.

Waar worden de gegevens opgeslagen?

Tijdens een registratie worden meetpunten lokaal op het toestel van de medewerker opgeslagen. Er gaat tijdens het rijden niets naar de server. Pas op het moment dat de medewerker een rit indient wordt de route in één keer verstuurd naar de omgeving van de werkgever.

Bewaartermijn op het toestel

Om te voorkomen dat de app steeds meer ruimte inneemt worden oude routes automatisch opgeruimd op het toestel. Daarbij geldt:

• De routes van de meest recente ritten blijven bewaard

• Alleen ritten die zijn afgerond, dus ingediend of geannuleerd, komen in aanmerking voor opruimen

• Een rit die nog openstaat of nog loopt wordt nooit opgeruimd

• Van een opgeruimde rit blijven de datum, duur, kilometers en status zichtbaar in de geschiedenis. Alleen de kaartlijn is niet meer op te vragen.

Voor de bewaartermijn van gegevens in Dagboek zelf geldt het reguliere verwijderbeleid. Lees meer in het artikel AFAS integratie.

Beveiliging

• De koppelgegevens van het toestel worden opgeslagen in de beveiligde opslag van het besturingssysteem, de Android Keystore of iOS Keychain, en niet in gewone app-bestanden

• Alle communicatie met de server verloopt versleuteld via HTTPS

• De camera wordt uitsluitend gebruikt voor het scannen van de koppel-QR-code. Er worden geen foto's of video's opgeslagen of verstuurd.

• Lokale gegevens worden niet meegenomen in cloudback-ups van het toestel

• De app controleert bij het opstarten of er een nieuwere versie beschikbaar is. Deze controle bevat geen persoonsgegevens.

Verantwoordelijkheden

De werkgever is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via de RouteTracker worden verwerkt. CoreCubes verwerkt deze gegevens in opdracht van de werkgever.

Vragen van medewerkers over waarom gegevens worden verwerkt, of verzoeken om inzage of verwijdering, richten zij aan hun werkgever. Technische vragen over de app kunnen worden gesteld via support@corecubes.nl.