Uitleg dagboek applicatie

Dagboek is een softwareoplossing van CoreCubes die naadloos aansluit op AFAS Profit. Dagboek biedt gebruiksvriendelijke schermen voor medewerkers en automatiseert de verwerking richting de payroll, zodat HR en salarisadministratie minder handmatig werk hebben en minder fouten zien.

De modules

De oplossing bestaat uit drie modules die los of in combinatie gebruikt kunnen worden.

Mobiliteit Mobiliteitsregistratie voor woon-werk, dienstreizen, openbaar vervoer en thuiswerken. Medewerkers registreren hun reizen vanuit één week- of maandoverzicht via Dagboek op het web of de mobiele app. Dagboek bepaalt automatisch de juiste vergoeding op basis van vervoersmiddel, bestemming en de geldende regeling. Rittenregistratie kan automatisch via GPS, NS-Business Card of de planning. Na goedkeuring gaan de gegevens direct door naar de AFAS payroll.

Declaraties Declaratieverwerking voor reiskosten, onkosten en thuiswerkvergoedingen vanuit één overzicht. Een snelboek-modus versnelt standaarddeclaraties, en geautomatiseerde controles bewaken bonnen, bedragen en regelingen. Beoordelaars kunnen op basis van condities of steekproeven werken, met focus op afwijkingen in plaats van alles handmatig nakijken.

Uren Urenregistratie op uurbasis of via begin- en eindtijden. Dagboek ontrafelt de uren automatisch tijdens het invullen, zodat er geen correcties achteraf nodig zijn. Bulkgoedkeuring met focus op afwijkingen versnelt het beoordelingsproces. Verwerking gaat direct naar de juiste urensoorten in AFAS.

Hoe het werkt

Medewerkers gebruiken Dagboek via het web of de mobiele app om hun mobiliteit, declaraties of uren in te sturen. Dagboek valideert de invoer tegen organisatie-specifieke regelingen en stuurt de gegevens na goedkeuring automatisch door naar AFAS Profit. De integratie is gecertificeerd, gebruikt standaard AFAS-functionaliteit waar mogelijk en biedt configuratie-opties voor de specifieke processen van elke organisatie. Geen lock-in, geen ingewikkelde custom code.

Voor wie

Dagboek wordt gebruikt door 50+ organisaties in onder andere de zorg, de publieke sector (gemeenten, provincies, veiligheidsregio's, omgevingsdiensten) en het bedrijfsleven. De oplossing past bij organisaties die op AFAS Profit werken en hun mobiliteits-, declaratie- of urenproces willen automatiseren met behoud van flexibiliteit.

AFAS-integratie

Dagboek is volledig geintegreerd met AFAS Profit. Gegevens worden automatisch opgehaald uit AFAS en mutaties worden na goedkeuring direct teruggestuurd naar AFAS, zonder handmatige tussenkomst.

Versturen van data naar AFAS Na goedkeuring van een boeking wordt er afhankelijk van het type boeking automatisch een mutatie in AFAS aangemaakt. Per boekingstype gebeurt het volgende:

1. Onkosten - Medewerker Declaratie

2. Reis - Medewerker Declaratie. Woon-werk heen/terug worden als losse reizen ingestuurd zodat er een min/max toegepast kan worden. Bij een correctie van woon-werk wordt het woon-werk deel van de dienstreis declaratie afgehaald.

3. Loonmutatie - Loonmutatie

4. Uren - Standaard wordt een nacalculatie ingestuurd. Indien er met een ontrafelingsregel gekozen is voor verlofcorrectie, wordt voor de betreffende regel een verlofcorrectie ingestuurd.

Mutatiedatum van declaraties Voor declaraties is het mogelijk om de verwerkingsdatum (DaTi) op twee manieren in te stellen. Dit bepaalt in welke periode de mutatie wordt verwerkt in de salarisverwerking of financiële omgeving. Deze instelling is van toepassing voor de hele omgeving:

1. De boekingsdatum als verwerkingsdatum. Wanneer iemand aangeeft gereisd te hebben op 15 december 2025 wordt deze verwerkt in de periode van 15 december 2025.

2. De instuurdatum als verwerkingsdatum. Wanneer iemand een declaratie indient op 1 januari 2026 voor een reis gemaakt op 15 december 2025 wordt de declaratie verwerkt in de periode van 1 januari 2026.

Rollen

Medewerker Elke gebruiker krijgt de rol Medewerker. Met deze rol krijgt een gebruiker de autorisatie om boekingen te doen in Dagboek. Alle medewerkers die in de GetConnector CoreCubes_Dagboek_Employees voorkomen worden automatisch als gebruiker aangemaakt.

Leidinggevende Gebruikers met de rol Leidinggevende krijgen de autorisatie om beoordelingen te doen via de beoordeelpagina's. Afhankelijk van de AFAS-autorisatie-instellingen wordt deze rol op een van de volgende manieren toegekend:

1. Afdeling - leidinggevenden worden toegewezen op basis van de organisatorische eenheid op de functieregel.

2. Formatieverdeling - leidinggevenden worden toegewezen op basis van de organisatorische eenheid op de functieregel en eventuele formatieverdelingsregels.

Elke nacht wordt deze autorisatie opnieuw opgebouwd zodat Dagboek altijd uitgaat van de actuele situatie. Het is mogelijk dit handmatig te verversen via de knop "Ververs alle gegevens AFAS" op de instellingspagina AFAS.

HR De rol HR is handmatig toe te wijzen aan gebruikers door de beheerder. Gebruikers met deze rol krijgen toegang tot de HR-beoordeelpagina. Alle boekingen waarbij de beoordeling via HR loopt komen hier terecht. Daarnaast is er een pagina waar HR alle ingestuurde boekingen kan inzien. Deze rol kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor een twee-staps beoordeling of om Payroll-medewerkers toegang te geven tot Dagboek.

Beheerder De rol Beheerder wordt handmatig toegewezen. Tijdens de implementatie wordt deze rol toegekend aan een selecte groep gebruikers. Beheerders kunnen gebruikers beheren, instellingen van Dagboek wijzigen en loggingen raadplegen.

Beoordelaar Naast de rol Leidinggevende is het mogelijk om aparte gebruikersgroepen in te richten die als beoordelaar dienen. Hiermee kun je afdelingen zoals vrijwilligerscoördinatoren of salarisadministratie een eigen groep geven om te beoordelen. Deze groepen worden automatisch gevuld op basis van gebruikersgroepen of GetConnectoren uit AFAS.

Authenticatie

Dagboek biedt twee manieren om te authenticeren:

1. Via InSite met een iFrame

2. Via Single Sign-On (SSO)

Gebruikers bereiken Dagboek via InSite, OutSite, als losse webapplicatie of via de mobiele app.

Implementatie

Nieuw en wil je aan de slag? Bekijk het implementatie-artikel voor een stap-voor-stap overzicht van de inrichting.