Weekpatroon

Met de functionaliteit weekpatroon maakt Dagboek automatisch boekingen aan op basis van een vast wekelijks of tweewekelijks patroon. Denk aan het automatisch registreren van woon-werk ritten en thuiswerkdagen. Het weekpatroon is beschikbaar voor reizen en loonmutaties.

Het weekpatroon activeren voor je organisatie

Het weekpatroon activeer je per autorisatierol via Beheer > Algemeen > Autorisatie, tabblad Extra. Zet hier de instelling "Optie weekpatroon boeken activeren" aan. Zodra dit actief is kunnen alle gebruikers die onder de betreffende rol vallen gebruik maken van het weekpatroon.

Hiermee kun je het weekpatroon gericht beschikbaar stellen aan bepaalde groepen medewerkers in plaats van aan de hele organisatie. Lees meer over het inrichten van autorisatierollen in het artikel Autorisatie.

Wie stelt het patroon in?

Medewerkers stellen hun eigen weekpatroon in via hun profiel. Gebruikers met de rol HR kunnen een weekpatroon instellen voor medewerkers, bijvoorbeeld wanneer een medewerker hier zelf niet aan toe komt of bij een centrale uitrol van de functionaliteit.

Een patroon instellen

Bij het instellen van een weekpatroon worden de volgende zaken bepaald:

Type patroonKies tussen 7 dagen (wekelijks) of 14 dagen (tweewekelijks). Bij een tweewekelijks patroon stel je twee verschillende weken in die elkaar afwisselen.

Patroon beginnen vanafDe datum waarop het patroon ingaat. Deze datum moet altijd op een maandag vallen.

Boekingen per dagPer dag van de week voeg je de boekingen toe die zich moeten herhalen. Dit kunnen reizen en loonmutaties zijn. Een dag zonder boekingen blijft leeg, waardoor er die dag niets wordt aangemaakt.

ActiefZolang het patroon niet actief is wordt er niets aangemaakt. Door het patroon actief te maken worden alle wijzigingen opgeslagen en gaat het patroon in werking.

Wat gebeurt er dagelijks?

Wanneer een weekpatroon actief is doorloopt Dagboek elke ochtend de volgende stappen:

1. Er wordt automatisch een boeking aangemaakt voor de betreffende dag op basis van het patroon.

2. Deze boeking staat in concept. De medewerker kan de boeking op dat moment nog aanpassen en zelf definitief insturen.

3. Staat de boeking de volgende dag nog in concept, dan maakt Dagboek de boeking definitief en stuurt deze in voor het beoordelingsproces.

Zijn er bij het definitief insturen validatiefouten, bijvoorbeeld door gewijzigde of ontbrekende gegevens, dan wordt de boeking afgekeurd. De medewerker kan de boeking vervolgens aanpassen en opnieuw insturen.

Verlof en verzuim

Is de afwezigheidsintegratie met AFAS actief, dan verwijdert Dagboek een automatisch aangemaakte boeking wanneer blijkt dat de medewerker die dag verlof of verzuim had. Hiermee voorkom je dat er woon-werk ritten of thuiswerkdagen worden gedeclareerd op dagen waarop niet is gewerkt.

Bij gedeeltelijk verzuim blijft de boeking wel staan, omdat de medewerker die dag deels heeft gewerkt. Lees meer in het artikel Verzuim en verlof in Dagboek.

Aandachtspunten

• Het weekpatroon is pas beschikbaar voor medewerkers nadat de optie is geactiveerd in hun autorisatierol.

• Het weekpatroon werkt alleen voor reizen en loonmutaties. Onkosten en uren zijn niet beschikbaar in een patroon.

• De startdatum van een patroon moet altijd op een maandag vallen.

• Een patroon dat niet actief is maakt geen boekingen aan. Vergeet dus niet te activeren na het instellen.

• Wijzigingen in reissoorten of loonmutaties werken door in het weekpatroon. Wordt een gekoppelde optie ingetrokken of gewijzigd, dan kunnen automatische boekingen op validatiefouten stuiten.

• Automatisch aangemaakte boekingen staan één dag in concept. Medewerkers hebben daarmee de gelegenheid om af te wijken van het patroon voordat de boeking definitief wordt.