Hoe werkt de afstandsberekening in Dagboek?

Dagboek berekent reisafstanden via de Google Routes API. Voor een correcte werking is een Google API key vereist. Lees hoe je deze instelt in het artikel Google Maps instellingen.

Hoe de berekening werkt

Dagboek vraagt bij Google de route op tussen de ingevoerde bestemmingen en neemt de afstand van die route over. Twee eigenschappen van die berekening zijn belangrijk om te begrijpen:

Google kiest de snelste route, niet de kortste. De routekeuze is gebaseerd op reistijd, niet op afstand. Een route die in kilometers langer is maar in tijd sneller wordt dus gekozen boven een kortere route. Dit is de belangrijkste verklaring voor uitkomsten die hoger uitvallen dan medewerkers verwachten, en het verklaart ook waarom een route via een snelweg soms wordt gekozen boven een kortere route door dorpskernen.

Elke berekening is een nieuwe opvraag. Dagboek slaat de berekende afstand op bij de boeking, maar bewaart geen route om te hergebruiken. Elke nieuwe boeking leidt tot een nieuwe opvraag bij Google. De vastgelegde afstand is daarmee een momentopname op het moment van berekenen.

De verkeersinstelling en het effect op consistentie

Via Beheer > Integratie > Google Maps stel je in of Google rekening houdt met verkeersomstandigheden. Deze instelling heeft direct effect op hoe stabiel de uitkomsten zijn:

• Zonder verkeersdata geeft de meest stabiele uitkomsten. De berekening gaat uit van het wegennet en gemiddelde, tijdonafhankelijke verkeersomstandigheden op basis van historische gegevens. Het tijdstip van indienen speelt geen rol.

• Met verkeersdata en met verkeersdata (optimaal) houden rekening met de actuele verkeerssituatie op het moment van indienen. Dit geeft een realistischer beeld van de gereden route, maar zorgt er ook voor dat dezelfde rit op verschillende momenten van de dag een andere route en dus een andere afstand kan opleveren.

Ervaart jouw organisatie veel vragen over wisselende afstanden, controleer dan eerst welke variant is ingesteld. De variant zonder verkeersdata beperkt de variatie aanzienlijk.

Waarom levert dezelfde route niet altijd dezelfde afstand op?

Ook bij een identieke invoer kan de uitkomst verschillen. Dat komt door de volgende oorzaken, in volgorde van hoe vaak ze voorkomen:

Nagenoeg gelijkwaardige routesTussen twee punten liggen vaak meerdere routes die in reistijd nauwelijks verschillen. Denk aan een keuze tussen twee parallelle wegen of tussen twee opritten naar dezelfde snelweg. Google kiest bij elke opvraag de route die op dat moment als snelste wordt beoordeeld. Wanneer twee alternatieven vlak bij elkaar liggen kan de uitkomst dus wisselen tussen die alternatieven, terwijl beide routes correct zijn. In kilometers kan dat een verschil van enkele procenten geven.

Bijgewerkte verkeersgegevens en wegennetGoogle werkt het wegennet en de gemiddelde verkeersgegevens continu bij op basis van nieuwe data. Een wegafsluiting, een nieuwe rotonde, een gewijzigde maximumsnelheid of een aangepaste gemiddelde reistijd kan de snelste route veranderen. Dit gaat buiten CoreCubes en buiten jouw organisatie om.

Gedistribueerde dienstGoogle geeft zelf aan dat resultaten voor hetzelfde verzoek in de loop van de tijd kunnen variëren, onder andere door de gedistribueerde aard van de dienst. Opvragen worden door verschillende systemen behandeld die niet altijd exact dezelfde uitkomst geven.

Verschillen in de ingevoerde bestemmingDit is in de praktijk de meest onderschatte oorzaak. Adressen die voor een medewerker identiek lijken, kunnen voor Google een ander startpunt opleveren. Zie de sectie over adresnotatie hieronder.

Actuele verkeerssituatieAlleen van toepassing wanneer een verkeersbewuste variant is ingesteld. In dat geval bepaalt het moment van indienen mede de routekeuze.

Hoe groot is een normale afwijking?

Een verschil van enkele procenten tussen twee berekeningen van dezelfde route is inherent aan de manier waarop Google routes bepaalt. Bij een rit van 65 kilometer is een verschil van één tot drie kilometer daarmee te verklaren.

Grotere afwijkingen, bijvoorbeeld meer dan tien procent, zijn dat doorgaans niet. Bij zulke verschillen is de oorzaak vrijwel altijd terug te voeren op de invoer of de inrichting, niet op de routekeuze van Google. Denk aan een afwijkend ingevoerde bestemming, een andere reissoort of vervoersmiddel, een andere volgorde van bestemmingen, of een woon-werk correctie die in het ene geval wel en in het andere geval niet is toegepast.

Bij een grote afwijking is het daarom zinvol om de twee betreffende boekingen naast elkaar te leggen en te vergelijken op ingevoerde bestemmingen, gekozen reissoort, vervoersmiddel en toegepaste correcties, in plaats van de afwijking te verklaren uit de routeberekening.

Waarom wijkt de uitkomst af van Google Maps in de browser?

Google Maps in de browser houdt standaard rekening met de actuele verkeerssituatie en kan andere routevoorkeuren gebruiken dan de API. Een directe vergelijking tussen beide is daarom niet mogelijk. Dit is geen fout in Dagboek, maar een verschil in de manier waarop Google de berekening uitvoert voor de API versus de consumentenversie.

Waarom is de terugweg soms langer of korter dan de heenweg?

Google berekent elke richting afzonderlijk. De route van A naar B is niet automatisch het spiegelbeeld van B naar A. Door eenrichtingsverkeer, afslagverboden, middenbermen en de ligging van op- en afritten kan de snelste route in de ene richting fysiek anders lopen dan in de andere. Een verschil tussen heen- en terugweg is dus normaal en geen fout.

Waarom verandert de route als de adresnotatie anders is?

Voordat Google een route kan berekenen, zet het elk adres eerst om naar een exacte coördinaat en koppelt die aan het dichtstbijzijnde stuk weg. Hoe het adres genoteerd is bepaalt op welk punt Google uitkomt.

Een volledig adres met postcode levert meestal een nauwkeurig punt op het juiste perceel op. Laat je de postcode weg of noteer je het adres anders, dan kan Google op een ander punt uitkomen, bijvoorbeeld het midden van de straat of een net iets ander wegsegment. Dat start- of eindpunt bepaalt vervolgens aan welke kant van de weg de route begint en welke op- of afrit wordt gekozen, en dat kan de hele route veranderen.

Dit speelt ook wanneer een medewerker de ene keer een bestemming uit zijn favorieten kiest en de andere keer hetzelfde adres opnieuw intypt. De favoriet en de handmatige invoer kunnen naar een iets ander punt verwijzen.

Om dit te voorkomen kun je stricte adresvalidatie inschakelen via Beheer > Boekingen > Reizen, zodat adressen altijd in een minimaal formaat worden ingevoerd. Lees meer in het artikel Algemene reisinstellingen.

Waarom wordt een veerpont niet altijd in de route meegenomen?

Wanneer een route logischerwijs over een veerpont zou lopen maar Google een omweg over een brug of andere pont kiest, zijn er drie mogelijke oorzaken. Loop ze in deze volgorde na:

1. De instelling "Vermijd veerboten op route"Per vervoersmiddel is in te stellen dat veerboten worden vermeden. Staat deze instelling aan op bijvoorbeeld het vervoersmiddel Auto, dan sluit Google alle veerponten uit bij het berekenen van de route. Dit verklaart ook waarom dezelfde route via het vervoersmiddel Fiets wél over de pont loopt: de instelling verschilt per vervoersmiddel. Controleer dit als eerste via Beheer > Boekingen > Reizen > tabblad Vervoersmiddelen. Lees meer in het artikel Vervoersmiddelen instellen.

2. De pont is in reistijd niet de snelste optieGoogle rekent met reistijd, en bij een veerpont wordt naast de overvaart ook wacht- en afhandeltijd meegerekend. Een omweg over een brug kan daardoor in tijd sneller zijn dan de kortere route over de pont, ook al is die in kilometers aanzienlijk langer. Dit is inherent aan het rekenen op reistijd en niet te wijzigen.

3. De pont is in de kaartgegevens niet als autopont vastgelegdKleinere, lokale veerponten zijn in de kaartgegevens van Google niet altijd volledig of correct vastgelegd. Is een pont niet als geschikt voor autoverkeer bekend, dan neemt Google die niet mee in een autoroute. Dit is niet vanuit Dagboek te beïnvloeden. Onjuiste kaartgegevens zijn wel bij Google te melden via de functie voor het rapporteren van kaartproblemen in Google Maps.

Levert dit geen oplossing, dan zijn er twee praktische routes. Een medewerker kan een tussenbestemming aan de pontzijde toevoegen zodat de route daar langs wordt geleid, maar let op dat een extra bestemming invloed kan hebben op de woon-werk logica en de verdeling tussen woon-werk en dienstreis. De andere en meestal betere optie is handmatige correctie toestaan of een vaste afstand instellen, zie de volgende sectie.

Hoe zorg je voor consistente afstanden bij terugkerende ritten?

Rijden medewerkers dagelijks dezelfde route, dan is een berekening per boeking niet de meest geschikte aanpak. Voor terugkerende ritten zijn er drie manieren om tot een vaste afstand te komen.

Vaste woon-werk afstand uit AFASDit is de meest robuuste oplossing voor woon-werkverkeer. In de reisregel stel je bij Bepaling afstand niet Berekenen in, maar Vaste woon-werk afstand enkele reis of Woon-werk retour. Dagboek gebruikt dan de afstand die in AFAS is vastgelegd bij de medewerker, via het looncomponent of de reisafstandentabel. Google wordt voor die kilometers dan niet gebruikt, waardoor de afstand per definitie elke dag gelijk is.

Dit is tegelijk de zuiverste oplossing wanneer een pont niet correct wordt herkend of wanneer de organisatie een vastgestelde woon-werk afstand hanteert. Lees meer in het artikel Woon-werk logica en reisregels.

Handmatige correctie met overname in favorieten en weekpatroonMet de instelling "Handmatige correctie van afstand mogelijk" op de reissoort mag een medewerker de berekende afstand aanpassen, met een verplichte toelichting. Reizen die worden aangemaakt vanuit een favoriete reis, een kopie of het weekpatroon nemen de handmatig gecorrigeerde waarde over. Een medewerker die zijn vaste rit eenmalig correct zet en daarna als favoriet of via het weekpatroon boekt, houdt daarmee een constante afstand.

De correctie blijft zichtbaar als bijzonderheid in het beoordeelscherm, zodat een beoordelaar kan controleren of de correctie terecht is. Lees meer in de artikelen Reissoorten instellen en Weekpatroon.

Weekpatroon voor volledig vaste rittenRijdt een medewerker een vast wekelijks patroon, dan kan het weekpatroon de boekingen automatisch aanmaken. In combinatie met een vaste woon-werk afstand of een handmatig gecorrigeerde waarde levert dat elke week een identieke registratie op, zonder dat de medewerker per dag opnieuw hoeft in te voeren. Lees meer in het artikel Weekpatroon.

Wat kun je doen bij een afwijking?

1. Bepaal eerst de orde van grootte. Enkele procenten is te verklaren uit de routekeuze. Een groter verschil vraagt om vergelijking van de twee boekingen op invoer en inrichting.

2. Vergelijk de ingevoerde bestemmingen exact, inclusief postcode en huisnummertoevoeging, en let op of de medewerker een favoriet of een handmatig ingetypt adres heeft gebruikt.

3. Controleer de verkeersinstelling via Beheer > Integratie > Google Maps. De variant zonder verkeersdata geeft de meest stabiele uitkomsten.

4. Controleer bij pontroutes de instelling "Vermijd veerboten" op het gebruikte vervoersmiddel.

5. Overweeg een vaste afstand voor terugkerende woon-werkritten in plaats van berekening per boeking.

6. Sta handmatige correctie toe als sluitstuk, zodat medewerkers een aantoonbaar onjuiste uitkomst zelf kunnen bijstellen met toelichting.