AFAS update logboek

Het AFAS update logboek is te vinden via Beheer > AFAS logboek. Wanneer Dagboek data naar AFAS stuurt en AFAS een foutmelding teruggeeft, wordt er een loggingregel aangemaakt. Hier worden alle fouten bijgehouden die optreden tijdens updates naar AFAS, zodat beheerders deze kunnen oplossen.

Fouten bekijken

In het overzicht zie je per regel de laatst opgetreden fout. Klik op een regel voor meer details:

• De unieke referentie van de fout (UUID)

• Het type update

• De datum waarop de melding is aangemaakt

• Het totaal aantal fouten voor deze update

• De laatste foutmelding

• Alle loggingmeldingen met de details van wat naar AFAS is gestuurd en de respons die AFAS heeft teruggegeven

Acties

Per foutmelding zijn de volgende acties beschikbaar:

Naar boeking Bekijk direct de boeking waarop de update betrekking heeft.

Archiveren De melding wordt gearchiveerd en na 30 dagen automatisch verwijderd. De update wordt dan niet meer naar AFAS uitgevoerd. Archiveer een fout alleen wanneer het niet langer relevant is dat de regel naar AFAS wordt gestuurd.

Opnieuw proberen Dagboek probeert de update opnieuw uit te voeren naar AFAS.

Opnieuw proberen zonder dienstverband Dagboek probeert de update opnieuw uit te voeren zonder het dienstverband te koppelen. Dit is nuttig wanneer het dienstverband de oorzaak is van de fout.

Het is ook mogelijk om de acties archiveren, opnieuw proberen en opnieuw proberen zonder dienstverband collectief uit te voeren voor een selectie van loggingsregels vanuit het overzicht.

Aanpak bij fouten

Probeer een fout altijd eerst opnieuw in te sturen naar AFAS zodat je geen mutaties mist. Archiveer een fout alleen wanneer het niet langer relevant is dat de regel naar AFAS wordt gestuurd.

Bij twijfel of een onbekende fout kun je contact opnemen met support.

Veelvoorkomende fouten

Op datum X is dienstverband X niet geldig voor medewerker X

Deze fout ontstaat wanneer een medewerker heeft gedeclareerd op een dienstverband dat inmiddels is verwijderd of aangepast. Een andere oorzaak kan zijn dat de instelling "Instuurdatum als datum boeking" wordt gebruikt, waardoor het dienstverband dat geldig was op de boekingsdatum niet geldig is op de instuurdatum.

Oplossing 1: gebruik de actie "Opnieuw proberen zonder dienstverband". In de meeste gevallen kan de boeking dan alsnog naar AFAS worden gestuurd.

Oplossing 2: bestaat er daadwerkelijk geen geldig dienstverband op de betreffende datum, dan kan de regel worden gearchiveerd.

Medewerker is geblokkeerd

Deze fout ontstaat wanneer een medewerker is geblokkeerd in AFAS, waardoor er geen mutaties meer kunnen worden verwerkt. Dit is vaak het gevolg van een late beoordeling waarbij de medewerker in de tussentijd al is geblokkeerd.

Oplossing: deblokkeer de medewerker in AFAS en probeer de updates opnieuw. Zodra alles is verwerkt kan de medewerker weer worden geblokkeerd.

Er is een fout opgetreden doordat een andere gebruiker dezelfde gegevens probeerde te verwerken / De gegevens zijn inmiddels gewijzigd door een andere gebruiker

Deze meldingen verschijnen wanneer een andere gebruiker of een ander systeem tegelijkertijd een update uitvoert op dezelfde medewerker.

Oplossing: laat de update opnieuw draaien. Deze meldingen worden meestal automatisch opgelost.

De ingevulde datum valt op een sluitingsdag. Je mag niet op deze dag boeken.

Deze melding verschijnt wanneer een boeking is gedaan op een feestdag en dit in de AFAS-omgeving niet is toegestaan.

Oplossing 1: is het niet wenselijk om op feestdagen te boeken, schakel dan de instelling "Activeer feestdagenvalidaties" in Dagboek in. Hierdoor worden deze boekingen aan de voorkant geblokkeerd. Bestaande boekingen met deze foutmelding kunnen het beste worden verwijderd uit Dagboek.

Oplossing 2: is het wel gewenst dat er op feestdagen geboekt wordt, pas dan de instelling in AFAS aan en probeer de update opnieuw.

Het is niet toegestaan om een 0 en/of een lege waarde in 'Aantal te declareren' in te vullen.

Deze melding verschijnt wanneer in Dagboek een waarde boven de 0 is ingevoerd, zoals 0,21 kilometer, maar de afronding in AFAS op de kostensoort is ingesteld op 0 decimalen. Dagboek probeert de waarde af te ronden naar 0 decimalen maar AFAS accepteert deze waarde niet.

Oplossing 1: pas de afronding in AFAS aan op de betreffende kostensoort.

Oplossing 2: pas de afrondingsinstelling aan in de reisinstellingen van Dagboek. Is de betreffende reisregel daarna niet meer relevant, dan kan deze worden gearchiveerd.