Notificaties

De notificatie-instellingen zijn te vinden via Beheer > Algemeen > Notificaties. Met notificaties stuurt Dagboek automatisch dossieritems aan in AFAS, zodat gebruikers via een workflow worden geïnformeerd over openstaande acties. Dit is een alternatief voor de standaard workflow en taken in AFAS InSite, die niet worden gebruikt omdat het beoordelingsproces volledig in Dagboek verloopt.

Hoe notificaties werken

Dagboek controleert op basis van het ingestelde interval of er openstaande acties zijn voor medewerkers of leidinggevenden. Wanneer dat het geval is wordt er automatisch een dossieritem aangemaakt in AFAS. Via een workflow in AFAS wordt vervolgens een taak gestuurd naar de juiste persoon.

Notificaties worden aangemaakt tussen 03:00 en 06:00 op de ingestelde dag.

Notificatietypen

De volgende notificatietypen zijn beschikbaar:

Voor medewerkers Wordt aangemaakt wanneer er afgekeurde declaraties openstaan voor een medewerker.

Voor externe medewerkers Wordt aangemaakt wanneer er afgekeurde declaraties openstaan voor een externe medewerker.

Voor leidinggevenden Wordt aangemaakt wanneer er te beoordelen declaraties openstaan voor een leidinggevende.

Voor beheerders Wordt aangemaakt wanneer er fouten zijn in het updatelogboek. Dagboek maakt automatisch een taak aan in AFAS zodat de beheerder hiervan op de hoogte wordt gesteld.

Instellingen per notificatie

Per notificatie zijn de volgende instellingen beschikbaar:

Actief Bepaalt of de notificatie actief is. Zodra een notificatie actief is gaat deze direct in werking.

Soort notificatie Het type notificatie: voor medewerkers, leidinggevenden of beheerders.

Interval Het interval waarmee de notificatie wordt gegenereerd. De volgende opties zijn beschikbaar:

• Wekelijks - herhaal elke X weken op de geselecteerde dag of dagen

• Maandelijks - herhaal op een vaste dag per maand

Startdatum herhaling interval De datum vanaf wanneer het interval ingaat.

Dagen De dag of dagen waarop de notificatie wordt gegenereerd.

Type dossieritem Het type dossieritem dat wordt aangemaakt in AFAS. Dit type moet vooraf zijn aangemaakt in AFAS.

Profielnummer Het volgnummer van het aanmaakprofiel dat wordt gebruikt bij het aanmaken van het dossieritem. Via een profiel kan een specifieke workflow worden gestart.

Tekst voor onderwerp De tekst die wordt ingevuld in het onderwerp van het dossieritem.

Kenmerken Vul kenmerken in om de gewenste workflow op te starten in AFAS. CoreCubes adviseert een workflow met bijvoorbeeld een kenmerk Medewerker en een kenmerk Leidinggevende, zodat per flow een andere kenmerkcombinatie gebruikt kan worden. Hiermee kun je de workflow tekst aanpassen naar wens.

Vereisten in AFAS

Voor het correct functioneren van notificaties moet het volgende in AFAS zijn ingericht:

• De updateconnector KnSubject (dossieritem toevoegen) moet zijn toegevoegd aan de app connector van Dagboek

• Het type dossieritem moet bestaan in AFAS

• Er moet een workflow aanwezig zijn met minimaal een taak naar de verantwoordelijke, gebruikersgroep of bestemming medewerker en een actie om de taak af te handelen. Dit kun je inrichten naar eigen wens.

• Medewerkers moeten toegang hebben tot het dossieritem en de bijbehorende pagina's in InSite

Testen

De integratie is te testen via de knop "Test integratie" op de notificatie-instellingenpagina. Selecteer een medewerker naar keuze en verstuur een testnotificatie. Bij een succesvolle test ontvang je het dossieritemnummer terug. Verwijder het testdossieritem daarna in AFAS.

Fouten oplossen

Fouten die optreden bij het automatisch genereren van notificaties zijn te vinden in het update logboek via Beheer > AFAS logboek. Filter op het updatetype "Notification" om alleen notificatiefouten te zien. Lees hier meer over op de logboek pagina.