Onkostensoorten instellen

Onkostensoorten zijn te vinden via Beheer > Boekingen > Onkosten. Onkosten zijn kosten die medewerkers al hebben gemaakt en waarvoor zij een vergoeding willen ontvangen. Bij het indienen van een onkostendeclaratie is het verplicht om een bijlage te uploaden als bewijs.

Klik op een bestaande onkostensoort om deze te wijzigen of maak een nieuwe aan via de knop "Toevoegen".

Omgevingsbrede instellingen

Via Beheer > Boekingen > Onkosten is het mogelijk om een algemene hulptekst in te stellen die wordt getoond op de onkostenpagina voor alle medewerkers. Gebruik dit om organisatiespecifieke instructies of aandachtspunten te communiceren die voor alle onkostensoorten gelden.

Aandachtspunten

• Wijzigingen in een onkostensoort zijn direct van kracht maar worden niet met terugwerkende kracht toegepast op reeds ingestuurde declaraties. Aanpassingen in de AFAS integratie-instellingen werken wel direct door voor reeds ingestuurde declaraties die nog niet zijn goedgekeurd.

• Voordat een onkostensoort zichtbaar is voor medewerkers moet deze eerst worden toegevoegd aan een autorisatierol via Beheer > Algemeen > Autorisatie.

• Wijzigingen in de beoordelingsflow zijn alleen van toepassing op nieuwe boekingen.

Tabblad Algemeen

Actief Bepaalt of de onkostensoort actief is en geboekt mag worden door medewerkers.

Type onkosten Kies tussen Medewerkerdeclaratie en Externe declaratie. Een medewerkerdeclaratie is bedoeld voor interne medewerkers en wordt via de payroll uitbetaald. Een externe declaratie is bedoeld voor externe medewerkers en wordt aangemaakt als nacalculatieregel voor de module inhuur derden.

Omschrijving De naam van de onkostensoort zoals deze wordt getoond aan medewerkers.

Formatieverdelingsregel kunnen boeken voor beoordeling Wanneer ingeschakeld is het verplicht om een formatieverdelingsregel te selecteren bij het registreren van de onkosten. Dit heeft ook invloed op de beoordelingsstroom.

Omschrijvingsveld Stel in of het omschrijvingsveld op de onkostendeclaratie niet zichtbaar, optioneel of verplicht is.

Project Stel in of het projectveld niet zichtbaar, optioneel of verplicht is. Via de voorkeurswaarde stel je een standaard project in dat automatisch wordt ingevuld bij het aanmaken van een onkostendeclaratie.

Projectfase Stel in of het projectfaseveld niet zichtbaar, optioneel of verplicht is.

Kostenplaats Stel in of het kostenplaatsveld niet zichtbaar, optioneel of verplicht is. Via de voorkeurswaarde stel je een standaard kostenplaats in.

Kostendrager Stel in of het kostendragersveld niet zichtbaar, optioneel of verplicht is. Via de voorkeurswaarde stel je een standaard kostendrager in.

Type invoer Bepaalt of medewerkers een bedrag of een aantal moeten invullen bij het registreren van de onkosten. Het type Aantal kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een bestand te laten uploaden met een aantal kilometers, als dit aansluit bij de organisatieregeling.

Validatie op bedrag Stel een minimum en maximum bedrag in voor deze onkostensoort. Declaraties buiten dit bereik worden geblokkeerd.

Via voorschot uitbetalen Wanneer ingeschakeld wordt de declaratie altijd als voorschot uitbetaald. Medewerkers kunnen deze instelling niet aanpassen. Gebruik dit voor onkostensoorten die altijd via voorschot worden vergoed.

Mag niet geboekt worden met loonmutatie op dezelfde dag Wanneer ingeschakeld mag deze onkostensoort niet worden geboekt op een dag waarop ook een loonmutatie is geboekt. Gebruik dit bijvoorbeeld om te voorkomen dat OV-kosten voor woon-werk op dezelfde dag als een thuiswerkdag worden gedeclareerd. Let op: deze instelling moet ook worden ingeschakeld op de betreffende loonmutatie.

Helptekst tonen Wanneer ingeschakeld is het mogelijk om een eigen hulptekst toe te voegen als aanvullende toelichting op de onkostenpagina. Gebruik dit om organisatiespecifieke regelingen extra toe te lichten.

Kostensoort AFAS De kostensoort waarop de onkostendeclaratie wordt geboekt in AFAS. Dit veld koppelt de onkostensoort in Dagboek aan de juiste kostensoort in AFAS voor een correcte verwerking in de payroll.

Instuurprofiel AFAS Het aanmaakprofiel dat wordt gebruikt bij het insturen van de declaratie naar AFAS. Via de instellingen van dit profiel wordt de juiste workflow in AFAS aangestuurd. Indien leeg wordt de standaardwaarde gebruikt die omgevingsbreed is ingesteld bij de AFAS instellingen.

Tabblad Beoordeling

De beoordelingsinstellingen voor onkostensoorten werken op dezelfde manier als bij reissoorten. Lees meer over het instellen van beoordelingsstromen in het artikel Beoordelingsproces.