Beoordelingsproces

De beoordelingsinstellingen zijn per boekingssoort te vinden onder het tabblad Beoordeling in de instellingen van de betreffende module. Alle boekingen die in Dagboek worden gedaan lopen via een beoordelingsflow binnen de applicatie. Na goedkeuring worden boekingen automatisch naar AFAS gestuurd. Na afkeuring ontvangt de medewerker een taak in Dagboek om de boeking aan te passen en opnieuw in te sturen of te verwijderen.

Hoe beoordelingsstromen werken

Per boekingssoort is een apart beoordelingsproces in te stellen. Een beoordelingsstroom bestaat uit een of meerdere stappen die in volgorde worden doorlopen. Zodra een stap actief is geldt deze voor alle boekingen die vanaf dat moment worden ingestuurd.

Is er geen beoordelingsstap ingesteld, dan wordt een boeking automatisch goedgekeurd en direct naar AFAS gestuurd.

Beoordelingsstappen

Een beoordelingsstap bepaalt wie een boeking beoordeelt, onder welke voorwaarde en of er gebruik wordt gemaakt van steekproeven. Per stap zijn de volgende instellingen beschikbaar:

Automatisch goedkeuren Met deze instelling wordt een boeking automatisch goedgekeurd na een opgegeven aantal minuten. Dit is handig wanneer je mutaties automatisch wil verwerken maar medewerkers nog de mogelijkheid wil geven om een fout te corrigeren voordat de boeking definitief wordt. In combinatie met bijzonderheden is het mogelijk om automatische goedkeuring te forceren of juist te blokkeren voor boekingen met specifieke bijzonderheden.

Beoordelaar Kies wie de boeking beoordeelt. De volgende opties zijn beschikbaar:

• Leidinggevende - de leidinggevende volgens het organigram in AFAS

• HR - alle gebruikers met de rol HR in Dagboek

• Gebruikersgroep - een zelf gedefinieerde gebruikersgroep via de autorisatie-instellingen

Conditie De voorwaarde waaronder de boeking beoordeeld moet worden:

• Altijd - de beoordelaar beoordeelt de boeking altijd

• Conditioneel op basis van aantal of bedrag - de boeking wordt alleen beoordeeld wanneer het aantal of bedrag een ingestelde waarde overschrijdt

Steekproef Stel een percentage in voor steekproefcontrole. Op basis van willekeur en het ingestelde percentage wordt bepaald of een boeking al dan niet wordt beoordeeld. Een waarde van 0 betekent geen steekproef, een waarde van 99 betekent dat vrijwel alles in de steekproef valt.

Steekproef bij condities Werkt hetzelfde als de reguliere steekproef, maar is alleen van toepassing wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Altijd beoordelen bij bijzonderheden Stel in bij welke bijzonderheden een boeking altijd handmatig beoordeeld moet worden, ook als de boeking normaal automatisch zou worden goedgekeurd of buiten de steekproef valt.

Meerdere beoordelingsstappen

Het is mogelijk om meerdere beoordelingsstappen toe te voegen. De stappen worden in volgorde doorlopen. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld eerst een leidinggevende te laten beoordelen en daarna HR, of om een twee-staps beoordeling in te richten voor specifieke boekingssoorten.

De beoordeelpagina

De beoordeelpagina is voor alle beoordelaars gelijk en bevat drie tabbladen:

• Alle openstaande boekingen - toont alle boekingen die wachten op beoordeling, met de mogelijkheid om meerdere boekingen tegelijk goed te keuren of af te keuren via multi-select

• Medewerkers met openstaande boekingen - toont een overzicht per medewerker, waarbij alle openstaande mutaties van een medewerker via multi-select kunnen worden beoordeeld

• Alle boekingen - toont een volledig overzicht van alle boekingen

HR heeft daarnaast toegang tot een vierde tabblad met alle boekingen die bij leidinggevenden openstaan, zodat HR indien nodig kan ingrijpen.

Elke boeking heeft een eigen detailpagina met alle relevante informatie. Bij afkeuring is het verplicht om een reactie te geven aan de medewerker. In het overzicht is een kolom zichtbaar met bijzonderheden die door Dagboek zijn gesignaleerd, zodat beoordelaars snel kunnen zien welke boekingen aandacht vereisen.

Aandachtspunten

• Een beoordelingsstroom heeft minimaal één stap nodig. Zonder stap wordt een boeking automatisch goedgekeurd.

• Wijzigingen in de beoordelingsinstellingen gelden alleen voor boekingen die na de wijziging worden ingestuurd.

• Bij het gebruik van een gebruikersgroep als beoordelaar moet deze groep eerst zijn aangemaakt via de autorisatie-instellingen. Lees meer in het artikel Autorisatie.

• Bij afkeuring is een reactie verplicht. Dit geeft de medewerker de context om de boeking aan te passen.

• Na goedkeuring kunnen boekingen in Dagboek niet meer worden aangepast. Indien er correcties nodig zijn doe je dit in AFAS. Verwijderen kan wel.