Reissoorten instellen

Reissoorten zijn te vinden via Beheer > Boekingen > Reizen > tabblad reissoorten. Klik op een bestaande reissoort om deze te wijzigen of maak een nieuwe aan via de knop "Reissoort toevoegen". Een reissoort bestaat uit drie onderdelen: algemene instellingen, reisinstellingen en reisregels.

Aandachtspunten

• Wijzigingen in een reissoort zijn direct van kracht maar worden niet met terugwerkende kracht toegepast op reeds ingestuurde reizen. Aanpassingen in de AFAS integratie-instellingen werken wel direct door voor reeds ingestuurde reizen die nog niet zijn goedgekeurd.

• Voordat een reissoort zichtbaar is voor medewerkers moet deze eerst worden toegevoegd aan een autorisatierol via Beheer > Algemeen > Autorisatie.

• Wijzigingen in de beoordelingsflow zijn alleen van toepassing op nieuwe boekingen.

Tabblad Algemeen

Actief Bepaalt of de reissoort actief is en geboekt mag worden door medewerkers.

Type onkosten Kies tussen Medewerkerdeclaratie en Externe declaratie. Een medewerkerdeclaratie is bedoeld voor interne medewerkers en wordt via de payroll uitbetaald. Een externe declaratie is bedoeld voor externe medewerkers en wordt aangemaakt als nacalculatieregel voor de module inhuur derden.

Omschrijving De naam van de reissoort zoals deze wordt getoond aan medewerkers.

Formatieverdelingsregel kunnen boeken voor beoordeling Wanneer ingeschakeld is het verplicht om een formatieverdelingsregel te selecteren bij het registreren van de reis. Dit heeft ook invloed op de beoordelingsstroom.

Omschrijvingsveld Stel in of het omschrijvingsveld op de reis niet zichtbaar, optioneel of verplicht is.

Project Stel in of het projectveld niet zichtbaar, optioneel of verplicht is. Via de voorkeurswaarde stel je een standaard project in dat automatisch wordt ingevuld bij het aanmaken van een reis.

Projectfase Stel in of het projectfaseveld niet zichtbaar, optioneel of verplicht is.

Kostenplaats Stel in of het kostenplaatsveld niet zichtbaar, optioneel of verplicht is. Via de voorkeurswaarde stel je een standaard kostenplaats in.

Kostendrager Stel in of het kostendragersveld niet zichtbaar, optioneel of verplicht is. Via de voorkeurswaarde stel je een standaard kostendrager in.

Vervoersmiddel apart kunnen boeken Stel in of het vervoersmiddelveld niet zichtbaar, optioneel of verplicht is. Via de selecteerbare vervoersmiddelen beperk je welke vervoersmiddelen medewerkers kunnen kiezen. Via de voorkeurswaarde stel je een standaard vervoersmiddel in.

Helptekst tonen Wanneer ingeschakeld is het mogelijk om een eigen hulptekst toe te voegen als aanvullende toelichting op de reispagina.

Berekende afstand tonen Bepaalt of de door Google berekende afstand zichtbaar is voor medewerkers.

Kaart tonen Bepaalt of de kaart met de berekende route zichtbaar is voor medewerkers.

Tabblad Reisinstellingen

Afronding kilometers Bepaalt hoe de berekende kilometers worden afgerond:

• Round - afgerond op een ingesteld aantal decimalen

• Ceil - altijd naar boven afgerond op een heel getal

• Floor - altijd naar beneden afgerond op een heel getal

Mag niet geboekt worden met loonmutatie op dezelfde dag Wanneer ingeschakeld mag deze reissoort niet worden geboekt op een dag waarop ook een loonmutatie is geboekt, zoals een thuiswerkdag. Let op: deze instelling moet ook worden ingeschakeld op de betreffende loonmutatie.

Maximaal 1 reis per dag toestaan Wanneer ingeschakeld mag een medewerker maximaal 1 reis van dit type per dag registreren.

Mag niet geboekt worden in combinatie met andere reizen Wanneer ingeschakeld mag een medewerker deze reissoort niet boeken op een dag waarop al een andere reis is geboekt.

Handmatige correctie van afstand mogelijk Wanneer ingeschakeld mogen medewerkers de door Google berekende afstand handmatig corrigeren. Het is verplicht om hierbij een toelichting in te vullen.

Woon-werk correctie toepassen Wanneer ingeschakeld wordt er standaard een correctie toegepast op de gehele reisafstand met de woon-werk afstand. Gebruik dit wanneer medewerkers al een vaste vergoeding krijgen voor woon-werk, zodat het systeem de woon-werk kilometers automatisch corrigeert op de reis. De volgende instellingen zijn beschikbaar:

• Invoer woon-werk correctie - bepaalt of de correctie wordt toegepast per enkele reis of alleen voor de retourrit

• Standaard waarde en validatie - stel in of de correctie standaard uit staat, op enkele reis of op retour

• Maximale waarde correctie enkele reis - stel een maximum aantal kilometers in voor de woon-werk correctie per enkele reis

Validatie op aantal km Stel een minimum en maximum aantal kilometers in voor deze reissoort. Boekingen buiten dit bereik worden geblokkeerd.

Woon-werk regels evenredig splitsen indien berekende kilometers lager zijn dan de woon-werk kilometers Schakel dit in als woon-werk regels evenredig gesplitst moeten worden tussen een heen en terugreis wanneer de berekende kilometers lager zijn dan de woon-werk afstand.

Reisregels

Met reisregels stel je de vergoedingslogica in. Op basis van de instellingen bepaalt het systeem automatisch welke vergoedingen bij de reis horen. Zo hoeven medewerkers alleen de bestemmingen en verplichte velden in te vullen, het systeem berekent automatisch de rest.

Voor een uitgebreide uitleg van reisregels, woon-werk logica en concrete voorbeelden verwijzen we naar het artikel Woon-werk logica en reisregels.

Per reisregel zijn de volgende instellingen beschikbaar:

Omschrijving De naam van de reisregel zoals getoond in het declaratiescherm.

Type Kies tussen Dienstreis en Woon-werk. Bij Woon-werk berekent Dagboek automatisch maximaal één heen- en één terugreis per dag en splitst deze automatisch.

Vervoersmiddelen Bepaalt bij welk vervoersmiddel de reisregel wordt toegepast.

Instelling voor restrictie op aantallen Stel in bij welk kilometerbereik de reisregel wel of niet wordt toegepast.

Maximaal aantal toe te passen Stel een maximum aantal kilometers in voor de reisregel.

Alle overgebleven afstand als aantal zetten Bepaalt hoe resterende kilometers worden verdeeld over de reisregel. Zie het artikel Woon-werk logica en reisregels voor een uitgebreide uitleg.

Bepaling afstand Kies hoe de afstand wordt bepaald: berekenen via Google, vaste woon-werk afstand enkele reis of woon-werk retour.

Mag niet samen geboekt worden met een loonmutatie Wanneer ingeschakeld mag deze reisregel niet worden geboekt op een dag waarop ook een loonmutatie is geboekt.

Mutatie voor kilometers aanmaken in AFAS Wanneer ingeschakeld stuurt Dagboek een medewerker declaratie in met het aantal kilometers. Stel de kostensoort, het instuurprofiel en een eventueel standaard bedrag in.

Extra mutatie aanmaken in AFAS Wanneer ingeschakeld wordt er een extra mutatie aangemaakt naast de hoofdmutatie, bijvoorbeeld voor het insturen van reisbewegingen. Stel de kostensoort, het instuurprofiel, een eventueel standaard bedrag en de waarde voor het veld aantal in.

Woon-werk logica Bij het type Woon-werk zijn aanvullende instellingen beschikbaar voor de manier van detectie en de bepaling van de afstand. Zie het artikel Woon-werk logica en reisregels voor een uitgebreide uitleg met voorbeelden.