Inrichting AFAS voor declaraties via inhuur derden

Dit artikel is bedoeld voor AFAS-beheerders en consultants die de inrichting verzorgen voor externe medewerkers of vrijwilligers die via OutSite declareren en via de inkoopmodule worden uitbetaald.

Wat doet Dagboek?

Na goedkeuring van een declaratie stuurt Dagboek automatisch nacalculatieregels in naar AFAS. Dagboek zorgt daarnaast voor het volgende:

• Het aanmaken van een crediteur voor de externe medewerker of vrijwilliger

• Het invullen van de bankrekening

• Het vullen van het veld voorkeurs inkooprelatie op de medewerker

• Het aanmaken van de declaraties als nacalculatieregels in AFAS

De nacalculatieregels komen vervolgens beschikbaar in de bak "Inkoop genereren" in AFAS, waar ze via de inhuur derden module worden verwerkt tot een inkoopfactuur en betaalbaar worden gesteld.

Inrichting in AFAS

Lees meer over het proces van inhuur derden in de AFAS documentatie.

Inkooprelatieprofiel

Het inkooprelatieprofiel moet worden ingericht voor het genereren van inkoop op basis van nacalculatieregels. Dit doe je via het tabblad "Factureren" in het inkooprelatieprofiel. De volgende velden zijn relevant:

Genereren inkoop Stel dit in op "Ja" voor het genereren van inkoopfacturen op basis van nacalculatie.

Manier van inkopen Stel dit in op "Inkoopfactuur" voor het genereren van inkoopfacturen op basis van nacalculatie.

Verzamelperiode Bepaalt of er aparte facturen worden gegenereerd per week, 4 weken, maand of dat alle regels direct worden meegenomen zonder verzameling. Op basis van deze keuze worden alle nacalculatieregels per geselecteerde periode samengevoegd tot één factuur.

Verzamelmethode Bepaalt per welk gegeven de facturen worden verzameld. Keuze uit per inkooprelatie, medewerker, project of project/medewerker.

Facturatiefrequentie Selecteer de periodetabel op basis waarvan je wilt factureren. Laat dit leeg als facturatie incidenteel plaatsvindt.

Extra dagen facturatiefrequentie Geeft aan hoeveel dagen na het begin van de periode de factuur factureerbaar is.

Voor de meeste situaties adviseren we de verzamelperiode niet te verzamelen per periode en de verzamelmethode in te stellen op "Per inkooprelatie". De velden Facturatiefrequentie en Extra dagen facturatiefrequentie kunnen dan leeg worden gelaten. Dit zorgt ervoor dat bij het genereren van inkoop alle gereedgemelde regels direct worden meegenomen en er één factuur per inkooprelatie wordt gegenereerd.

Lees meer in de AFAS documentatie over inkooprelatieprofiel.

Dagboek en teller

Om onderscheid te maken tussen reguliere inkoopfacturen en de inkoopfacturen die via de inhuur derden koppeling worden gegenereerd, adviseren we een apart dagboek in te richten. Voordelen hiervan zijn:

• Inkoopmutaties worden in aparte dagboeken vastgelegd

• Per dagboek wordt een eigen teller voor factuurnummers gekoppeld, zodat ook op basis van het factuurnummer herleid kan worden wat voor type inkoopfactuur het betreft

Lees meer in de AFAS documentatie over dagboeken en tellers.

Integratiesoort

Voor de journalisering van de inkoopfacturen naar de financiële boekhouding moet de integratiesoort "Inkoopfacturen Ordermanagement" worden aangemaakt. Dit doe je via Algemeen > Inrichting > Integratie-instellingen > Integratiesoort. Stel hierbij het dagboek in waarin de mutaties geboekt moeten worden en de gewenste boekingsomschrijving.

Lees meer in de AFAS documentatie over integratiesoorten.

Integratiegroepen en kostensoorten

De grootboekrekening waarop mutaties worden geboekt wordt bepaald via de integratiegroep. Omdat kosten over meerdere rekeningen worden gesplitst moeten er aparte integratiegroepen worden aangemaakt via Projecten > Item > Groeperingen > Integratiegroep:

• Declaraties vrijwilligers

• Declaraties vrijwilligers reizen

Koppel per integratiegroep de juiste grootboekrekening in het veld "Rek. Inkoop" en koppel de integratiegroepen vervolgens aan de juiste kostensoorten.

Lees meer in de AFAS documentatie over integratiegroepen.

Facturen blokkeren voor betaling

In de financiële administratie-instellingen (Financieel > Beheer > Instellingen administratie, tabblad Betaling/Incasso) wordt vastgelegd of inkoopfacturen automatisch worden geblokkeerd voor betaling. Voor de via Dagboek gegenereerde inkoopfacturen is blokkering niet gewenst, omdat deze direct betaalbaar moeten worden gesteld.

Controleer of de reguliere stroom inkoopfacturen wel geblokkeerd blijft via een workflow, terwijl de via Dagboek gegenereerde facturen direct betaalbaar zijn. Dit voorkomt dat zelf gegenereerde inkoopfacturen onnodig worden vastgehouden in een beoordelingsworkflow.

Genereren inkoop

De functie "Genereren inkoop" stelt alle nacalculatieregels beschikbaar die in aanmerking komen. Dit zijn nacalculatieregels die gereedgemeld zijn en waarbij inkoop is aangevinkt. Inkoop wordt aangevinkt bij nacalculatieregels van medewerkers die een voorkeurs inkooprelatie hebben in de medewerkerseigenschappen.

Let op: alle geregistreerde nacalculatieregels van een medewerker met een voorkeurs inkooprelatie worden beschikbaar gesteld. Om te voorkomen dat andere regels onbedoeld worden verwerkt tot inkoopfactuur, adviseren we een filter in te stellen op de weergave "Te genereren inkoopregels" waarbij alleen de kostensoorten voor de betreffende declaraties worden opgehaald.

Lees meer in de AFAS documentatie over genereren inkoop.

Controle bankrekening

In de financiële instellingen (Financieel > Beheer > Instellingen, tabblad Beoordelen bankrekening) wordt vastgelegd of mutaties op bankrekeningen worden beoordeeld via een workflow. Omdat Dagboek ook bankrekeningen aanpast, wordt deze workflow ook gestart voor mutaties vanuit Dagboek. Deze mutaties kunnen echter niet handmatig worden beoordeeld.

Om dit op te lossen moet in de workflow "Controle bankrekening" een conditie worden ingericht op basis waarvan de mutaties vanuit Dagboek automatisch worden goedgekeurd. Deze conditie kan worden gebouwd op het veld "Instuurder" van het dossieritem. De instuurder is altijd de gebruiker die de mutaties heeft gedaan, in het geval van de Dagboek koppeling is dit de app connector gebruiker. Vraag CoreCubes naar de exacte gebruikerscode die van toepassing is voor jullie omgeving.

Lees meer in de AFAS documentatie over controle bankrekening.