AFAS integratie
Dagboek is volledig geïntegreerd met AFAS Profit via de REST API. Dit artikel geeft een overzicht van hoe de gegevensuitwisseling werkt, wat er wordt teruggestuurd naar AFAS na goedkeuring en hoe Dagboek omgaat met het verwijderen van gegevens.
Dagboek haalt gegevens op uit AFAS via de REST API met behulp van een autorisatietoken. Op basis van deze gegevens kunnen beheerders Dagboek configureren en kunnen medewerkers boekingen indienen. Na goedkeuring worden mutaties automatisch teruggestuurd naar AFAS via de updateconnectoren.
Zie ook de AFAS documentatie over de REST API voor meer technische achtergrond.
Ophalen van gegevens uit AFAS
Elke nacht vindt er een volledige verversing van gegevens plaats. Elke 5 minuten worden de meest kritieke tabellen gecontroleerd op wijzigingen en indien nodig ververst. Dagboek analyseert hierbij of er gegevens bekend zijn die inmiddels uit AFAS zijn verwijderd en verwijdert deze waar mogelijk ook uit Dagboek.
De gegevens worden opgehaald via een vaste set GetConnectoren. Afhankelijk van de modules die een organisatie gebruikt zijn sommige connectoren verplicht en andere optioneel.
Versturen van gegevens naar AFAS
Na goedkeuring van een boeking wordt automatisch een mutatie aangemaakt in AFAS via de updateconnectoren. Het gedrag van het insturen is per organisatie in te stellen, waardoor de integratie naadloos aansluit bij de AFAS-omgeving zonder maatwerk. De volgende updateconnectoren worden gebruikt:
Declaratie InSite - HrDeclarationInSite Reizen en onkosten worden als medewerker declaraties aangemaakt in AFAS na goedkeuring. Via een profiel kan een specifieke workflow worden aangeroepen. Standaard wordt dit gebruikt om declaraties in AFAS automatisch goed te keuren, omdat de goedkeuring al in Dagboek heeft plaatsgevonden.
Loonmutatie - HrCompMut Loonmutaties worden als directe loonmutaties ingestuurd. De specifieke velden die gevuld moeten worden zijn in te stellen bij de loonmutatie zelf.
Nacalculatie - PtRealization Uren en boekingen van externe medewerkers worden als nacalculatieregels aangemaakt. Op omgevingsniveau zijn voorkeurswaarden in te stellen of nacalculatieregels automatisch als geaccordeerd of gereedgemeld worden aangemaakt.
Dossier - KnSubject Voor de notificatiefunctionaliteit worden dossieritems ingestuurd. De instellingen zijn per notificatietype in te stellen.
Inkooprelatie persoon - KnPurchaseRelationPer Voor de automatische crediteuren koppeling van externe medewerkers en vrijwilligers wordt een crediteur aangemaakt via deze updateconnector. Diverse voorkeurswaarden zijn in te stellen bij de AFAS instellingen.
Medewerker - KnEmployee Voor de automatische crediteuren koppeling van externe medewerkers en vrijwilligers wordt de crediteur gekoppeld aan het veld voorkeurs inkooprelatie op de medewerker.
Persoon - KnPerson Voor de bankrekening koppeling van externe medewerkers en vrijwilligers wordt de bankrekening gekoppeld via deze updateconnector.
Mutatiedatum van declaraties en loonmutaties
Voor declaraties en loonmutaties is het mogelijk om de verwerkingsdatum (DaTi) op twee manieren in te stellen. Dit bepaalt in welke periode de mutatie wordt verwerkt in de salarisverwerking of financiële omgeving. Deze instelling geldt voor de hele omgeving:
De boekingsdatum als verwerkingsdatum. Wanneer iemand aangeeft gereisd te hebben op 15 december 2025 wordt deze verwerkt in de periode van 15 december 2025.
De instuurdatum als verwerkingsdatum. Wanneer iemand een declaratie indient op 1 januari 2026 voor een reis gemaakt op 15 december 2025 wordt de declaratie verwerkt in de periode van 1 januari 2026.
Verwijderen van gegevens
Dagboek hanteert een zorgvuldig beleid voor het verwijderen van gegevens om onbedoeld dataverlies te voorkomen.
Vertraagd verwijderen Gegevens die niet meer voorkomen in AFAS worden niet direct verwijderd. Na uiterlijk 2 dagen worden deze definitief verwijderd. Dit voorkomt dat bij een foutieve filtering in een GetConnector gegevens automatisch en onbedoeld verdwijnen.
Gegevens gekoppeld aan boekingen Gegevens die gekoppeld zijn aan bestaande boekingen worden nooit verwijderd, ook niet als ze niet meer voorkomen in AFAS. Een project of kostenplaats die aan een boeking is gekoppeld blijft altijd bewaard zodat de boeking geldig blijft.
Verwijderen van gebruikers Wanneer een medewerker niet meer voorkomt in de GetConnector CoreCubes_Dagboek_Users, bijvoorbeeld omdat deze uitdienst is en wordt uitgefilterd, wordt de gebruiker gemarkeerd. Indien de gebruiker na 90 dagen nog steeds niet voorkomt in de GetConnector worden de gebruiker en alle gekoppelde gegevens definitief verwijderd. Omdat alle relevante gegevens op dat moment al in AFAS zijn verwerkt is verdere bewaring in Dagboek niet nodig.