Algemene reisinstellingen

De algemene reisinstellingen zijn te vinden via Beheer > Boekingen > Reizen. Deze instellingen gelden voor alle gebruikers binnen de omgeving en bepalen het algemene gedrag van de reismodule.

Adresvalidatie

Stricte adres validatie Met deze instelling is het mogelijk om via een eigen expressie (regex) een verplicht adresformaat af te dwingen. Hiermee zorg je ervoor dat adressen in reisdeclaraties altijd voldoen aan een minimaal formaat, zoals een straatnaam, huisnummer en plaats. Wanneer een medewerker een adres invoert dat niet aan de expressie voldoet, verschijnt de ingestelde validatietekst als foutmelding.

Een veelgebruikte instelling is het verplichten van een volledig adres met straatnaam, huisnummer en plaats, waarbij de postcode optioneel is. Bijvoorbeeld: "Voorbeeldstraat 12 Amsterdam" of "Voorbeeldstraat 12, 1234 AB Amsterdam".

Woon-werk detectie en afstanden

Woon-werk detectie radius (meters)

Bepaalt de straal waarbinnen een ingevoerd adres automatisch wordt herkend als thuis- of werkadres. De detectie werkt op basis van GPS-coördinaten. Wanneer een medewerker een locatie invoert controleert Dagboek automatisch of de coördinaten overeenkomen met een thuis- of werkadres. Bij een match wordt de locatie automatisch aangepast. De standaard radius is 5 meter en is instelbaar via Beheer > Reizen.

Elke standplaats voor woon-werk automatische detectie gebruiken

Schakel dit in als elke standplaats moet worden meegenomen in de automatische bepaling van woon-werk. Zonder deze instelling wordt alleen de standplaats die gekoppeld is aan de medewerker gebruikt voor de detectie.

Woon-werk afstand matchen op basis van locatie en vervoersmiddel

Schakel dit in als in AFAS woon-werk afstanden per vervoersmiddel worden vastgelegd. Dagboek haalt dan de juiste afstand op op basis van zowel de locatie als het gebruikte vervoersmiddel.

Woon-werk afstand matchen op basis van roosterregel

Schakel dit in als in AFAS woon-werk afstanden worden vastgelegd zonder einddatum en er altijd maar één afstand per roosterregel van toepassing is. Dagboek zorgt er dan automatisch voor dat de juiste woon-werk afstand wordt opgehaald.

Standplaatsen

Standplaatsen per werkgever tonen Wanneer ingeschakeld worden alle standplaatsen van een werkgever automatisch getoond in de bestemmingen lijst voor medewerkers. Standplaatsen kunnen automatisch worden gevuld vanuit AFAS of handmatig worden bijgehouden via Dagboek.

Agenda-integratie

Importeren reisbestemmingen uit agenda Wanneer ingeschakeld kunnen medewerkers bestemmingen importeren uit hun Outlook agenda bij het registreren van een reis. Dit versnelt de invoer voor medewerkers die regelmatig naar wisselende bestemmingen reizen.

Reistype

Voorkeursreistype Stel hier een vast voorkeurstype in voor reizen voor alle gebruikers. Dit is handig als de meeste reizen van hetzelfde type zijn en medewerkers dit veld niet zelf hoeven te selecteren.

Type reis tonen Schakel dit in als medewerkers zelf een reistype moeten kunnen selecteren bij het registreren van een reis. Maak je gebruik van slechts één reissoort, dan is het aan te raden dit veld uit te laten om de invoer te vereenvoudigen.

Hulptekst

Tekst op de reispagina Hier pas je de hulptekst aan die wordt getoond op de reisdeclaratiepagina voor medewerkers. Gebruik dit om organisatiespecifieke instructies of aandachtspunten te communiceren.