Implementatie voorbereiding

Welkom bij CoreCubes Dagboek. De implementatie verloopt in drie stappen: inventariseren en koppelen, inrichten en testen, en live gaan. Ter voorbereiding op de eerste stap vragen we je om een aantal zaken vooraf door te nemen en keuzes te maken. Hoe beter je hierop voorbereid bent, hoe efficiënter de intake verloopt.

Dit artikel is bedoeld voor beheerders, beleidsmedewerkers, HR en salarisadministratie die betrokken zijn bij de implementatie.

Voorbereidingen

Stap 1: Lees de documentatie door

Lees vooraf de volgende artikelen om een goed beeld te krijgen van wat Dagboek biedt en hoe het werkt:

Productoverzicht - wat is Dagboek en welke modules zijn beschikbaar
AFAS integratie - hoe Dagboek integreert met AFAS Profit
Beoordelingsproces - hoe beoordelingsstromen werken

Stap 2: Bepaal welke modules je wilt activeren

Dagboek bestaat uit drie modules die los of in combinatie gebruikt kunnen worden. Bepaal vooraf welke modules je wilt activeren en lees de bijbehorende documentatie door:

Reizen - voor mobiliteitsregistratie en reisdeclaraties
Onkosten - voor onkostendeclaraties
Loonmutaties - voor vaste vergoedingen zoals thuiswerkdagen
Uren - voor urenregistratie

Stap 3: Bereid de inrichting voor per module

Per module zijn er keuzes die je vooraf moet maken. Beantwoord de volgende vragen voor elke module die je wilt activeren:

Reizen

Welke reissoorten moeten worden geboekt via Dagboek, zoals woon-werk, dienstreizen of OV?
Hoe verloopt het beoordelingsproces voor reizen?
Welke vergoedingen zijn van toepassing en wanneer zijn deze van toepassing?
Zijn er vaste standplaatsen?

Lees meer over de mogelijkheden in de artikelen Reissoorten instellen en Woon-werk logica en reisregels.

Onkosten

Welke onkostensoorten moeten worden geboekt via Dagboek?
Zijn er maximumbedragen of andere validaties van toepassing?
Hoe verloopt het beoordelingsproces voor onkosten?

Lees meer over de mogelijkheden in het artikel Onkostensoorten instellen.

Loonmutaties

Welke loonmutaties moeten worden geboekt via Dagboek, zoals thuiswerkdagen?
Welke looncomponenten in AFAS horen bij deze mutaties?
Zijn er CAO-specifieke componentnummers van toepassing?

Lees meer over de mogelijkheden in het artikel Loonmutaties instellen.

Uren

Welke uren moeten worden geregistreerd via Dagboek?
Is er sprake van ORT-regelingen of ontrafellogica?
Hoe verloopt het beoordelingsproces voor uren?

Lees meer over de mogelijkheden in de artikelen Urenboekopties instellen en Ontrafelregels instellen.

Stap 4: Bepaal het beoordelingsproces

Per module stel je een beoordelingsstroom in. Denk vooraf na over de volgende vragen:

Wie beoordeelt welke boekingen?
Wil je gebruik maken van steekproeven of conditionele beoordeling?
Zijn er medewerkers zonder leidinggevende die een afwijkende beoordelaar nodig hebben?

Lees meer over de mogelijkheden in het artikel Beoordelingsproces.

Stap 5: Bepaal de autorisatie

Dagboek werkt met autorisatierollen die bepalen wie wat mag zien en doen. Denk vooraf na over:

Zijn er groepen medewerkers die toegang moeten krijgen tot specifieke boekingstypen?
Zijn er externe medewerkers of vrijwilligers die ook gebruik gaan maken van Dagboek?
Welke gebruikersgroepen zijn beschikbaar in AFAS die als basis kunnen dienen?

Lees meer over de mogelijkheden in het artikel Autorisatie.

Stap 6: Bepaal hoe medewerkers inloggen

Dagboek biedt twee manieren om in te loggen:

Via AFAS InSite met een iFrame - medewerkers loggen in via hun bestaande InSite-omgeving
Via Single Sign-On (SSO) - medewerkers loggen in via de identity provider van de organisatie

Als je gebruik wilt maken van SSO kun je dit alvast voorbereiden. Lees wat hiervoor nodig is in het artikel Single Sign-On instellen en zorg dat de benodigde gegevens beschikbaar zijn tijdens de implementatie.

Stap 7: Genereer een Google API key

Voor de reismodule is een Google API key vereist. Deze kun je alvast aanmaken zodat deze beschikbaar is tijdens de implementatie. Lees hoe je dit doet in het artikel Google Maps instellingen.

Stap 8: Wijs een functioneel beheerder aan

Bepaal welke persoon het functioneel beheer van Dagboek op zich neemt na de implementatie. Deze persoon krijgt de rol Beheerder en is verantwoordelijk voor:

Het aanpassen van instellingen en regelingen
Het beheren van gebruikers en autorisaties
Het bewaken van het beoordelingsproces
Het oplossen van eventuele vragen en problemen

Lees meer over gebruikersbeheer in het artikel Gebruikersbeheer.

Stap 9: Bereid de AFAS-omgeving voor

Voor de koppeling tussen Dagboek en AFAS zijn een aantal zaken nodig in jullie AFAS-omgeving. Zorg dat de volgende punten zijn geregeld voordat de intake plaatsvindt:

Een AFAS-beheerder of iemand met toegang tot de AFAS-omgeving is aanwezig of beschikbaar tijdens de intake. Of geef de persoon die de implementatie komt doen toegang tot de AFAS-omgeving en alle nodige rechten.
Zorg ervoor dat er ruimte is voor het maken van een nieuwe testomgeving.