Applicatie inrichten
Na de voorbereiding richt je Dagboek stap voor stap in. Dit artikel beschrijft de volgorde van de inrichting met verwijzingen naar de gedetailleerde artikelen per onderwerp.
Nu de voorbereiding is afgerond ga je Dagboek inrichten. Doorloop de stappen in de aangegeven volgorde. Per stap vind je een verwijzing naar het gedetailleerde artikel met alle instellingen en uitleg.
Stap 1: App connector aanmaken in AFAS
Maak een app connector aan in jullie AFAS-omgeving met de volgende instellingen:
Geef de connector de naam "CoreCubes - Dagboek" en gebruik dezelfde naam voor de token.
Maak een nieuwe gebruikersgroep op basis van de app connector naam.
Houd "Automatisch een token genereren" aan zodat je de token direct kan kopiëren.
Voeg vervolgens de volgende updateconnectoren toe:
Declaratie InSite - HrDeclarationInSite
Loonmutatie - HrCompMut
Nacalculatie - PtRealization (alleen bij gebruik van de urenboek module)
Importeer daarna de GetConnectoren die in de bijlage van dit artikel te vinden zijn.
Stel tot slot de volgende filter autorisaties in zodat alle benodigde gegevens opgehaald kunnen worden:
Alle medewerkers (HRM > Medewerker > Medewerker (MSS) > Filters)
Alle organisatorische eenheden (HRM > Organisatie > Werkgever > Filters)
Alle werkgevers (HRM > Organisatie > Organisatorische eenheid > Filters)
Zie deze video voor een visuele uitleg.
GetConnectoren aanpassen voor jouw AFAS omgeving
Na het importeren moeten twee GetConnectoren worden aangepast aan jullie specifieke omgeving:
GetConnector HomeWorkDistance - Wordt gebruikt voor het ophalen van woon-werk afstanden die op een looncomponent zijn vastgesteld. Filter op de juiste looncomponentnummers. Houd hierbij rekening met verschillende CAO's die verschillende componentnummers kunnen hebben.
GetConnector DepartmentAndJobTitles - Kan worden aangepast met een vaste standplaats die hoort bij een functieregel. Het veld StandardHomeWorkLocation kan worden vervangen met een eigen veld. Dit veld moet een verwijzing naar het bestand locatie zijn. Deze locatie dient vervolgens ook voor te komen in de GetConnector Locations.
Lees meer over alle GetConnectoren in het artikel GetConnectoren overzicht.
Stap 2: AFAS koppelen in Dagboek
Zie deze video voor een visuele uitleg.
Log in op dagboek.corecubes.nl voor de productieomgeving of dagboek-accp.corecubes.nl voor de acceptatieomgeving met de credentials die je van CoreCubes hebt ontvangen.
Ga naar Beheer > AFAS instellingen en klik op de omgeving.
Vul de omgevingsgegevens in:
Omschrijving - productie, test of acceptatie omgeving
Vink het type omgeving aan (productie, test of acceptatie)
Jouw omgevingsnummer
Plak de hele XML-token die je vanuit AFAS hebt gekopieerd in het veld Token
Sla de instellingen op door te klikken op "Actief maken".
Klik op "Ververs meta gegevens AFAS". Hierna worden alle GetConnectoren automatisch gekoppeld aan de tabellen.
Wanneer alle GetConnectoren gekoppeld zijn, klik op opslaan en vervolgens op "Ververs alle gegevens AFAS". Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan dit even duren.
Lees alle instellingen in het artikel AFAS instellingen.
Stap 3: Workflow en profiel aanmaken in AFAS
Zie deze video voor workflows en deze video voor profielen.
Voor het insturen van declaraties naar AFAS is een workflow en aanmaakprofiel nodig. Deze workflow keurt declaraties automatisch goed in AFAS zodat het goedkeuringsproces volledig in Dagboek verloopt.
Workflow aanmaken
Ga naar AFAS en navigeer naar het type dossieritem Medewerker Declaratie.
Maak een nieuwe workflow aan met de naam "CoreCubes - Declaratie".
Stel de volgende zaken in:
Voeg een taak toe die binnenkomt bij functioneel beheer voor het geval er iets mis gaat.
Stel de muterende actie "declaratie registreren" in als enige vervolgactie.
Zorg dat de muterende actie conditioneel (zonder rechten) wordt afgehandeld.
Stel de workflow status naar wens in.
Publiceer de workflow.
Profiel aanmaken
Ga naar AFAS en navigeer naar profielen.
Maak twee nieuwe aanmaakprofielen aan en koppel de gemaakte workflow aan beide profielen:
Een profiel voor de reiskosten declaratie
Een profiel voor de onkosten declaratie
Zorg dat jouw weergave het volgnummer van het profiel weergeeft. Dit volgnummer is nodig om het profiel later te koppelen in Dagboek.
Stap 4: AFAS omgeving verder instellen
Nu de gegevens zijn opgehaald en de profielnummers bekend zijn stel je de overige AFAS-instellingen in via Beheer > AFAS instellingen.
Stel in hoe de leidinggevende autorisatie wordt bepaald: op basis van afdelingen of formatieverdelingen.
Stel in hoe datums worden ingestuurd voor declaraties en loonmutaties:
BookingDateAsDaTi - de datum van de reis of onkosten wordt als boekingsdatum aangehouden. Boekingen in het verleden resulteren in TWK mutaties.
CreationDateAsDaTi - de instuurdatum wordt als boekingsdatum aangehouden. Boekingen in het verleden worden meegenomen in de periode van de instuurdatum.
Stel eventueel standaardwaarden in voor updates zoals declaratieprofielen, nacalculatie en de crediteuren koppeling voor vrijwilligers.
Lees alle instellingen in het artikel AFAS instellingen.
Stap 5: iFrame instellen in AFAS
Zie deze video voor een visuele uitleg. Lees ook de AFAS documentatie over iFrame integraties ter ondersteuning.
Ga in AFAS naar Algemeen > In & OutSite > Type pagina.
Maak een nieuwe type integratie aan en vul het veld omschrijving en omschrijving meervoud in met "CoreCubes - Dagboek".
Sla de publieke en geheime sleutel op, deze heb je nodig in de volgende stappen.
Ga naar de gewenste InSite via Algemeen > In & OutSite > Site en activeer het type pagina CoreCubes - Dagboek.
Ga in Dagboek naar Beheer > AFAS instellingen > iFrame instellingen en plak de publieke en geheime sleutel in de velden. Voeg de URL van jullie InSite toe zodat deze verbinding mag maken.
Voeg de volgende pagina's toe op InSite:
https://dagboek.corecubes.nl/rest/afas/v1/iframe/employee- voor medewerkers om boekingen te registrerenhttps://dagboek.corecubes.nl/rest/afas/v1/iframe/approvals- voor leidinggevenden om boekingen te beoordelen
Een pagina toevoegen doe je als volgt:
Ga naar InSite en klik op Sitebeheer.
Klik op Nieuw > Pagina.
Selecteer het type pagina en vul de omschrijving in.
Klik op Volgende en vul de volledige URL in.
Voltooi de wizard en klik op Concept publiceren.
Lees alle instellingen in het artikel iFrame instellingen.
Stap 6: Google Maps instellen
Zie deze video voor een visuele uitleg.
Ga naar Beheer > Integratie > Google Maps.
Voer de Google API key in en klik op "Valideer API-instellingen".
Selecteer als API-variant "Routes" en klik op opslaan.
Stel in welke landen beschikbaar zijn voor het zoeken van locaties via de autocomplete functie.
Lees alle instellingen in het artikel Google Maps instellingen.
Stap 7: Algemene instellingen configureren
Ga naar Beheer > Algemeen > Blokkeringen en bijzonderheden en stel de volgende zaken in:
Meerdere dienstverbanden - schakel dit in als medewerkers meerdere dienstverbanden kunnen hebben
Blokkeren van boekingen in het verleden - stel in hoeveel periodes of dagen terug geboekt mag worden
Blokkeer boekingen in voorgaande jaren - schakel dit in als boekingen in voorgaande jaren niet zijn toegestaan
Feestdagenvalidaties - schakel dit in als medewerkers niet mogen boeken op feestdagen
Toon afwezigheid - schakel dit in als verlof en verzuim zichtbaar moeten zijn in het overzicht
Bijzonderheden - stel in welke bijzonderheden zichtbaar zijn in het beoordelingsscherm
Lees alle instellingen in het artikel Algemeen, blokkeringen en bijzonderheden.
Stap 8: Thema instellen
Zie deze video voor een visuele uitleg.
Ga naar Beheer > Algemeen > Styling instellingen.
Stel de gewenste kleuren in.
Upload een logo.
Klik op opslaan om de resultaten direct te zien.
Via de knop "Herstel originele kleuren" zet je alle kleuren terug naar de standaard huisstijl van CoreCubes.
Lees alle instellingen in het artikel Styling instellingen.
Stap 9: Modules inrichten
Richt de modules in die je tijdens de voorbereiding hebt geselecteerd. Stel per module direct ook het beoordelingsproces in via het tabblad Beoordeling.
Reizen
Zie deze video voor reisdeclaraties, deze video voor woon-werk, deze video voor woon-werk corrigeren op de dienstreis en deze video voor OV i.c.m. de Wet Werkgebonden Personenmobiliteit.
Ga naar Beheer > Boekingen > Reizen en stel de volgende zaken in:
Algemene reisinstellingen zoals woon-werk detectie, adresvalidatie en standplaatsen
Reissoorten met de bijbehorende reisregels en vergoedingslogica
Vervoersmiddelen met de juiste reismodus voor Google
Beoordelingsproces per reissoort via het tabblad Beoordeling
Lees alle instellingen in de artikelen Reizen - Algemene instellingen, Reissoorten instellen, Woon-werk logica en reisregels en Vervoersmiddelen instellen.
Onkosten
Zie deze video voor onkostendeclaraties.
Ga naar Beheer > Boekingen > Onkosten en stel de onkostensoorten in. Koppel per onkostensoort de juiste kostensoort uit AFAS en het instuurprofiel. Stel ook het beoordelingsproces in via het tabblad Beoordeling.
Lees alle instellingen in het artikel Onkostensoorten instellen.
Loonmutaties
Zie deze video voor een visuele uitleg.
Ga naar Beheer > Boekingen > Loonmutaties en maak de gewenste loonmutaties aan. Koppel per loonmutatie het juiste looncomponent per CAO. Stel ook het beoordelingsproces in via het tabblad Beoordeling.
Lees alle instellingen in het artikel Loonmutaties instellen.
Uren
Ga naar Beheer > Boekingen > Uren en maak urenboekopties aan. Stel eventueel ontrafelregels in voor het automatisch splitsen van uren in meerdere urensoorten. Stel ook het beoordelingsproces in via het tabblad Beoordeling.
Lees alle instellingen in de artikelen Urenboekopties instellen en Ontrafelregels instellen.
Stap 10: Snelboeken instellen
Zie deze video voor een visuele uitleg.
Ga naar Beheer > Boekingen > Snelboeken en maak snelboekopties aan zodat medewerkers veelvoorkomende boekingen met één klik kunnen registreren.
Lees alle instellingen in het artikel Snelboeken.
Stap 11: Autorisatie inrichten
Maak autorisatierollen aan en koppel de juiste gebruikersgroepen. Een reisoptie of onkostensoort is pas zichtbaar voor medewerkers nadat deze is toegevoegd aan een autorisatierol.
Ga naar Beheer > Algemeen > Autorisatie.
Klik op "Gebruikersgroep toevoegen".
Geef een omschrijving en kies de manier van toekennen:
Iedereen
Alleen interne gebruikers (InSite)
Alleen externe gebruikers (OutSite)
Een bepaalde selectie van gebruikersgroepen
Selecteer per tabblad welke opties wel of niet zichtbaar zijn voor deze groep.
Activeer de groep en sla de instellingen op.
Lees alle instellingen in het artikel Autorisatie.
Stap 12: Afwijkende beoordelaar instellen
Zijn er medewerkers zonder leidinggevende in AFAS, zoals bestuurders of directeuren? Stel dan per afdeling een afwijkende beoordelaar in via Beheer > Overzichten > Afdelingen zodat hun boekingen gewoon meelopen in het beoordelingsproces.
Lees meer in het artikel Afwijkende beoordelaar instellen.
Stap 13: Notificaties instellen
Stel notificaties in via Beheer > Algemeen > Notificaties om medewerkers en leidinggevenden automatisch te informeren over openstaande boekingen of acties.
Lees alle instellingen in het artikel Notificaties.
Stap 14: SSO instellen
Zie deze video voor een visuele uitleg.
Stel Single Sign-On in via Beheer > Instellingen > Algemeen > Authenticatie zodat medewerkers kunnen inloggen via de identity provider van de organisatie.
Lees alle instellingen in het artikel Single Sign-On instellen.
Stap 15: Testen
Test de inrichting grondig voordat je live gaat. Doorloop de volgende punten:
Controleer of alle medewerkers correct zijn aangemaakt in Dagboek
Test een boeking per module en controleer of de beoordelingsstroom correct verloopt
Controleer of de mutaties correct worden ingestuurd naar AFAS na goedkeuring
Test de iFrame integratie in InSite
Controleer of de autorisatierollen correct werken voor verschillende gebruikersgroepen
Test de notificaties door een testnotificatie te versturen
Stap 16: Live gaan
Dagboek is klaar voor gebruik. Informeer medewerkers over de nieuwe werkwijze en verwijs ze naar de beschikbare instructies. Na livegang kun je instellingen en regelingen zelfstandig aanpassen via de beheerdersomgeving. Het supportteam van CoreCubes blijft bereikbaar voor vragen via support@corecubes.nl of via het supportportaal.